1300_0681_0004_cr3.jpg

Wie maakt er zo’n handige wegwijzer bij een archief zodat je weet wat je er ongeveer in kunt vinden? We vroegen Jaline de Groot, om een inkijkje te geven als beginnend inventariseerder.

Bij een archiefbewaarplaats zoals de Groninger Archieven draait eigenlijk alles om het toegankelijk maken van informatie. Het is de bedoeling dat alle documenten die aan de Groninger Archieven worden toevertrouwd goed worden bewaard zodat ze (op den duur) raadpleegbaar zijn voor publiek. Bijvoorbeeld voor bezoekers op de studiezaal of in een tentoonstelling of rondleiding. Voor dat bewaren en presenteren is van alles nodig: depots, een studiezaal en allerhande personeel dat ondersteunt, de collectie beheert en presenteert. Zo draagt een archiefbewaarplaats een belangrijke steen bij aan de democratie in ons land: we maken het verleden openbaar en toegankelijk voor iedereen.

Druk bezig. Foto Antonia Rehnen
Druk bezig. Foto Antonia Rehnen

Wegwijzer

Toegankelijk maken kan op vele verschillende niveaus. Je kunt een wegwijzer maken voor een bepaalde archiefbewaarplaats, een studiegids. Een wegwijzer voor een bepaald archief, een inventaris. Of een wegwijzer voor een onderdeel van een archief, zoals een index op één specifieke brievencollectie binnen een bepaald archief, een nadere toegang. Archieven zijn bijna altijd administraties van (semi)overheden, (religieuze)verenigingen of families. Iedereen heeft wel een eigen archief. Een doos waar je kaartjes, foto’s, waardevolle papieren, facturen, dagboeken of notitieboekjes in bewaard. Hoe voller de doos (of je computer en telefoon) wordt, hoe handiger het is dat het enigszins geordend is. Anders moet je alles doornemen om te kijken wat je zoekt. Dat kan heel verrassend zijn, maar ook tijdrovend.

Herkomstbeginsel

Er is zijn twee belangrijke principes bij het beschrijven en ordenen van archieven. Allereerst is dat het bestemmingsbeginsel. Dat houdt in dat een archief als geheel behouden moet worden. Er mogen niet, zoals bijvoorbeeld bij een verzameling, stukken worden toegevoegd of weggehaald omdat dat qua onderwerp of tijdsperiode bij elkaar zou passen. Het tweede principe is het structuurbeginsel. Dat houdt in dat er achter een archief en de archiefstukken een bepaald idee zit, een structuur, dat inzicht geeft in de werkprocessen van degene die het archief heeft gevormd. Werkten ze chronologisch, per onderwerp, per zaak of was de ordening alleen in het hoofd van één persoon? Zomaar alles op onderwerp ordenen zonder kennis van hoe een organisatie in elkaar stak en haar administratie bewaarde, is uit den boze. Beide beginselen samen worden het herkomstbeginsel genoemd. Dit idee om zo om te gaan met archief werd voor het eerst invloedrijk door het boek Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven geschreven door de archivarissen Samuel Muller, Robert Fruin en de Groningse archivaris Johan Adriaan Feith in 1898.

De handleiding van Muller, Fruin en Feith
De handleiding van Muller, Fruin en Feith. Foto Jaline de Groot

Als ik bijvoorbeeld mapjes tegenkom waarvan ik niet helemaal weet wat ik er mee moet dan hoor ik steevast van een collega dat allereerst ‘de oude orde’ bewaard moet blijven. Wat deze orde ook is, dat moet maar opgespeurd worden. In het uiterste geval mogen onderdelen uit elkaar worden gehaald of onderverdeeld, maar altijd met notitie waar het uit kwam, om het eventueel weer terug te kunnen stoppen. Vaak wordt de orde pas helemaal duidelijk aan het einde van de hele inventariseerklus en dan is het veel werk om alles weer terug te zetten waar het hoorde. Daarom is het altijd handig om eerst te kijken naar de notulen, de stichtingspapieren, een huishoudelijk reglement of eerdere inventarissen. Die geven snel een beeld van de werking van de organisatie.

Krankzinnigen?

Om het inventariseren onder de knie te krijgen, begon ik, samen met collega Lieuwe Jongsma, met het archief van het Sint Anthony Gasthuis in Groningen 1481-2015. Dat archief was wel toegankelijk, maar dat kon veel beter. Er werd door ons een strategie gemaakt, grote series rekeningen beschreven en diverse mappen met de opschriften ‘divers’ of ‘correspondentie’ doorgespit. Er kwamen veel vragen naar boven. Moeten we dit opsplitsen en apart beschrijven? Of niet? Moeten archieven vanuit een historisch onderzoeker, vanuit een leek, vanuit het oogpunt van de inventariseerder, of heel neutraal ontsloten worden? Een ander dilemma: gebruiken we het woord ‘krankzinnigen’ in een beschrijving van een archiefmap met informatie over personen die in het dolhuis bij het Anthony gasthuis zaten of geven we er een hedendaagse en meer neutrale term aan? Gaan we vrouwen expliciet benoemen of juist niet? Door de keuzes die worden gemaakt, blijft een inventaris altijd een product van een bepaalde tijd, wat wellicht ook helemaal niet erg is. In zijn artikel De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid in het jaarboek 2001 van Stichting Archiefpublicaties geeft Theo Thomassen mooie context bij deze vragen.

Archiefstukken kun je heel verschillend aantreffen, bijvoorbeeld honderd jaar lang in de verpakking
Archiefstukken kun je heel verschillend aantreffen, bijvoorbeeld honderd jaar lang in de verpakking. Foto Jaline de Groot

#doeslief

Erg leuk aan het doornemen van een geheel archief vind ik de verrassende stukken die ik tegenkom. Bijvoorbeeld een publicatie van de overheid dat naar dolhuizen werd gestuurd, was erg aandoenlijk. Men was er zich rond 1840 steeds meer bewust van dat een harde aanpak averechts werkt en de overheid stuurde aan op een meer liefdevolle verzorging van geestelijk zieke mensen. We kozen ervoor om dit stuk niet apart te beschrijven in het archief van het Sint Anthony Gasthuis. Het hoorde immers bij allerlei correspondentie tussen de voogden van het gasthuis en verschillende overheden. Snel zal het dus niet worden gevonden.

Ook de telegrammen die ik in het archief van de Armenraad/Sociale Raad tegenkwam, vond ik erg leuk om te lezen. Maar weer kwam het dilemma, beschrijf je ze apart of samen met andere documenten over het jubileum waar deze telegrammen bij horen? Voor dat laatste heb ik gekozen met het volgende bijschrift: “stukken over het 25-jarig jubileum van de Armenraad”. Als annotatie staat er bij dat er onder andere telegrammen in zitten. Het wel of niet apart beschrijven van een paar foto’s in een archief is een ander veelvoorkomend dilemma. Vaak is er wel wat voor te zeggen om ze apart te beschrijven, maar soms zijn grote hoeveelheden foto’s van de receptie bij het aftreden van de zoveelste werknemer niet bijzonder interessant. Overleg met foto-experts binnen het archief helpt erg bij het kiezen. Sowieso is dat het geval: overleg hoe het een en ander aan te pakken met collega’s, die vaak weer een eigen expertise hebben, levert diverse antwoorden op. Dat geeft weer inzicht om te kiezen wat het beste in een inventaris past.

Doe eens lief tegen krankzinnigen
Doe eens lief tegen krankzinnigen. Foto Jaline de Groot

De veilige weg

Iedere persoon die een inventaris maakt, is een auteur van de wegwijzer en soms de nieuwe ordening van het archief. In de praktijk maakt iedereen zijn eigen keuzes en overwegingen. Zo lang er een degelijke verantwoording wordt gegeven in de inleiding bij de inventaris, is er weinig aan de hand. De oude archivarissen geven echter in paragraaf 17 van De Handleiding ook een geruststellende gedachte: ‘Zoo is het ook hier: hoe meer archieven men heeft geregeld, des te meer vrijheid mag men op dit gebied nemen, maar des te zekerder is het ook, dat men, door ondervinding geleerd, den veilige weg zal volgen.’

Jaline de Groot

Publieksadviseur Groninger Archieven