Op donderdag 9 april vond de eerste netwerkbijeenkomst Digitale duurzaamheid van 2026 plaats. Dit keer stond het thema duurzame toegankelijkheid bij aanbestedingen, implementaties en migraties centraal. Na een korte introductie door Lieuwe Jongsma, hoofd van de nieuwe afdeling Informatisering & Advies van de Groninger Archieven, gingen we van start met het programma.
DUTO-workshop: van model naar praktijk
Frank Smeets en Marjan Dik van het Nationaal Archief namen de circa twintig aanwezige deelnemers mee in een interactieve DUTO-workshop met als insteek het samenstellen van een Programma van Eisen (PvE). Deelnemers gingen daarbij aan de slag met het selecteren van modeleisen uit het DUTO-raamwerk die voor informatiebeheer het meest relevant zijn om op te nemen in een PvE.
De sessie maakte duidelijk dat het niet altijd mogelijk is om alle DUTO-modeleisen in een aanbesteding mee te nemen. Er zit een grens aan het aantal eisen dat je kunt stellen en niet alle modeleisen zijn bij elke aanbesteding van toepassing. Ook kwam duidelijk naar voren dat je voor resterende modeleisen aansluiting kunt vinden bij stakeholders uit andere disciplines zodat ook deze eisen opgenomen kunnen worden in het PvE. Tot slot constateerden de deelnemers dat DUTO-modeleisen vaak nadere uitwerking nodig hebben om goed toepasbaar te zijn binnen een aanbesteding.
Van aanbesteding tot implementatie
Na de pauze werd stilgestaan bij de uitdaging om als informatieadviseur of -beheerder effectief betrokken te zijn bij aanbestedings- en implementatietrajecten buiten het eigen werkdomein. David ter Schegget, adviseur informatiebeheer bij de gemeente Groningen, schetste in zijn lezing een beeld van de enorme schaal van inkoop binnen de gemeente, waarbij elke adviseur tientallen tot honderden processen moet overzien. Vanwege de grote mate van autonomie binnen de directies en het grote aantal processen en applicaties lijkt het een onbegonnen zaak om altijd tijdig betrokken te zijn. Toch is het de afdeling Informatie & Services gelukt om in de afgelopen jaren in een positie te komen om over aanbestedingen en daaruit volgende implementaties en migraties mee te praten. Hij benadrukt hierbij het belang van flexibiliteit en het vermogen om mee te bewegen met gebruikers en proceseigenaren.
David ging vervolgens in op de wijze waarop informatieadviseurs binnen het aanbestedingsproces gebruikmaken van een Risico Inventarisatie en Acceptatie (RIA) om te bepalen in welke risicocategorie de informatie in een applicatie valt, onder andere op basis van de bewaartermijn. Daaruit vloeien automatisch de eisen voort die bij de aanschaf van een nieuwe applicatie worden opgenomen in het PvE. Hierbij wordt ook aansluiting gezocht bij het DUTO-raamwerk. Na de aanbesteding verschuift de focus naar de implementatiefase, waarin wordt beoordeeld of de leverancier daadwerkelijk kunnen leveren wat is afgesproken. Testen van functionaliteit speelt hierin een belangrijke rol, waarbij beheer- en gebruikersorganisatie actief betrokken worden. Ook opleiding en kennisdeling zijn hierbij essentieel.
Rol van de archiefinspecteur en adviseur digitale informatie
Tot slot ging Robbert Haaksema namens de Groninger Archieven in op de rol van de archiefinspecteur en de adviseur digitale informatie (ADI) binnen aanbestedingen, implementaties en migraties. Hij maakte daarbij onderscheid tussen het archiefwettelijke en praktische perspectief: waar de archiefinspecteur zich richt op wetgeving, standaarden en procedures, ligt de focus van de ADI op de praktische toepasbaarheid van inhoudelijke adviezen en op de realisatie van een eventuele overbrenging op langere termijn. De kracht zit in de nauwe samenwerking tussen beide rollen tijdens de aanbesteding, implementatie en migratie.
Afsluitend deelde Robbert een lijst van algemeen toepasbare adviezen die hij de afgelopen jaren heeft opgebouwd. Een deel daarvan komt terug in het kennisdocument Duurzame toegankelijkheid bij aanschaf nieuw DMS of RMA.
Netwerkbijeenkomsten Digitale duurzaamheid
Twee keer per jaar organiseren de Groninger Archieven een netwerkbijeenkomst Digitale duurzaamheid voor decentrale overheden in de provincie. Tijdens deze bijeenkomsten staat telkens een actueel thema centraal, dat wordt toegelicht aan de hand van praktijkvoorbeelden. Wil je op de hoogte blijven van komende netwerkbijeenkomsten? Meld je dan aan voor ons nieuwsbulletin Digitale archieven via