Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het is bekend * , dat bij K.B. van 13 juni 1824 in Groningen een "provinciaal archief" werd gecreëerd. Daarin werden bijeengebracht de archivalia in de provincie Groningen aanwezig, eerst de oude charters uit overheidsarchieven, later ook van kerken, gasthuizen en particulieren, tenslotte ook andere stukken. Ze zijn met elkaar vermengd, in tijdrekenkundige volgorde gelegd en aldus beschreven in het z.g. Register Feith * .
Zie P.G. Bos, Enkele opmerkingen naar aanleiding van het "register van het archief van Groningen" in Ned. Archievenblad 1908/9 blz. 17- 31.
H.O. Feith, Register van het archief van Groningen. Groningen 1853-77. 9 dln met geschreven vervolg. Naar dit Reg. Feith wordt in de inventaris bij de beschreven stukken verwezen.
Verschillende rijksarchivarissen zijn met de gemeentearchivaris Dr. H.P. Coster jaren lang bezig geweest op grond van het herkomst beginsel de vermengde archieven uit elkaar te halen. Toen ondergetekende tenslotte de inventarisatie van de Statenarchieven wilde voltooien, trof hij een voorlopige inventaris in manuscript aan benevens een groot aantal stukken die nog ingevoegd moesten worden. Hoewel de beschrijving en ordening der stukken veelal overgenomen kon worden, meende ondergetekende, ook al wegens de aard der in te voegen stukken, de indeling van de inventaris welke trouwens ook maar voorlopig was, te moeten wijzigen.
De moeilijkheden van de inventarisatie waren groot. Weliswaar kon uit oude inventarissen het grootste gedeelte van het Statenarchief wel als zodanig worden gedetermineerd, maar van talrijke stukken was het bezwaarlijk uit te maken, of ze tot het archief van de provincie, van de Ommelanden, van de stad of aan particulieren hadden behoord.
Ook de plaatsing der stukken in het archief van de provincie zelf was moeilijk. Men zou bijvoorbeeld gaarne een scheiding aanbrengen tussen de stukken welke onder het beheer van de secretaris der Staten, van die der rekenkamer of van rekenplichtige ambtenaren hadden berust. Van het archief der rekenkamer bestaat evenwel geen enkele oude inventaris en die der Statenarchieven zijn zeer onvolledig. Soms konden opschriften of aantekeningen van bepaalde handen, soms ook instructies de weg wijzen. Toch bleven er talrijke stukken over, waarvan de oorspronkelijke paats niet meer met zekerheid kon worden vastgesteld. Hun indeling werd daardoor vrij willekeurig. In verband daarmee werd dan ook geen strenge scheiding gemaakt tussen "archieven" en "stukken" en werd het archief van de rekenkamer met doorlopende nummering in de inventaris der Statenarchieven opgenomen.
Ten slotte zijn er nog de stukken van commissies. De lopende zaken werden meestal ter afdoening overgelaten aan gecommitteerden. Zij bestonden in de regel uit evenveel stedelingen als Ommelanders, met de beide syndici. Daardoor konden de stukken van dergelijke commissies in het archief van de stad of van de Ommelanden terechtkomen. Vele zijn ook in particuliere handen gebleven. Zo zijn talrijke bescheiden met familiearchieven mee in het rijksarchief gedeponeerd. Het was dikwijls moeilijk uit te maken of men te doen had met archivalia van de commissie of met persoonlijke stukken van een commissielid. Bij de toewijzing was willekeur niet te vermijden. Een andere vraag was nog of deze commissies archieven hadden gevormd of niet, een vraag waarop de Handleiding toch geen bevredigend antwoord op geeft. Voor de gebruiker leek het mij het eenvoudigst deze commissiearchieven en stukken bij elkaar te voegen in één rubriek.
Zo is tenslotte een inventaris tot stand gekomen, waaraan verschillende archivarissen, de een meer, de ander minder, hebben gedokterd. Dat de inventaris op naam staat van de ondergetekende, is dan ook met groot voorbehoud.
Een regestenlijst behoefde niet te worden gemaakt, aangezien het archief pas in 1594 begint en vóór dat jaar slechts weinig retroacta aanwezig zijn.
De kaarten zijn zeer kort beschreven, daar hun volledige beschrijving opgenomen zijn in een catalogus van het ganse kaartenbezit van het rijksarchief in Groningen (toegangsnummer 817).
H.L. Wichers, Verklaring van het tractaat van de reductie der stadt Groningen aan de unie van Utrecht. Groningen 1794.
E. Wiersum, De gedwongen vereniging van Stad en Lande in 1594. Groningen 1898.
W.J. Formsma, De wording van de Staten van Stad en Lande tot 1536. Assen 1930.
W.J. Formsma, De Ommelander strijd voor zelfstandigheid in de 16e eeuw. Assen 1938.
C. Pauw , Strubbelingen in Stad en Lande. Groningen, Djakarta 1956.
J.E. Heeres, De wijziging in den regeeringsvorm van Stad en Lande in de jaren 1748 en 1749. Groningen 1885. Hierin is het Reglement Reformatoir opgenomen.
K. Hildebrand, Het Reglement Reformatoir in Stad en Lande in de practijk (1749 - 1780). Groningen 1932.
E. Feith, Bijdrage tot de geschiedenis der omwenteling in 1795 in de provincie Groningen. Groningen 1870.
J.A. Feith, Crimineele rechtspraak van Gedeputeerde Staten van Stad en Lande (bijdr. Vad. Gesch. en Oudheidk. IVe reeks dl. I (1900) blz. 179 vlg.).
C.W. van der Pot, "Ons oudste provincierecht" (rechtsgel. Magazijn Themis 1942).
R.P. Cleveringa Pzn., Gemeene Landswarf en Hoofdmannenkamer te Groningen tot 1601. Groningen 1934.
Regeringsboek van Stad en Lande. Mss. Rijksarchief en Gemeentearchief van Groningen.