Het archief van het Veenkantoor was door eerdere inventarisaties tot nog toe moeilijk bruikbaar. De plaatsing in het depot, de nummering van de stukken en de nummering van de beschrijvingen in de inventaris waren allesbehalve kloppend. De bezoeker had de voorlopige inventaris van de hand van dhr. Schutter tot zijn beschikking en met ruim 1400 'groene' inventarisatie-kaartjes moest de studiezaalmedewerker de aanvraag van de bezoeker in een depotplaats vertalen. De genoemde kaartjes bevatten nagenoeg allemaal drie nummeringen. Het linkergetal heeft te maken met de huidige nummering zoals die in de inventaris is aangegeven, en het getal op de rechterzijde was vermoedelijk het vroegere voorlopige inventarisnummer c.q. volgnummer, waarvan de meeste stukken in het depot waren voorzien. Op een groot aantal kaartjes stond een derde getal met een letter b en/of r. Dat nummer verwijst naar de 'blauwe' en 'rode' nummers, voorlopige nummers uit het secretariearchief van de stad Groningen, archiefnummer 275. Tevens stond op verscheidene kaartjes de letter P met een nummer, wat betrekking had op de in het archief aanwezige portefeuilles.

Bij het doornemen van het archief constateerde ik dat er nogal wat archiefstukken niet aanwezig waren terwijl ze wel in de inventaris waren beschreven. Na een intensieve controle in het depot zijn de meeste archiefstukken teruggevonden die vermist waren. Enige archiefstukken bleken niet te vinden te zijn; bij de omschrijving van die stukken wordt op de vermissing in een N.B. geattendeerd. Sommige stukken kunnen wellicht nog in andere omslagen zitten; het controleren van de inhoud van verpakkingen was in dit stadium te tijdrovend.

Waarschijnlijk zijn tijdens de eerdere inventarisaties archiefstukken uit andere archieven gehaald om een lege plaats in een serie binnen dit archief op te vullen. Daarbij lijkt min of meer uitgangspunt te zijn geweest: het bijeenbrengen van alle stukken die betrekking hebben op het Veenkantoor, dus ongeacht de vraag of ze tot het archief van het Veenkantoor behoorden. Anderzijds zijn stukken uit het archief van het Veenkantoor verplaatst naar andere archieven.

Deze vermenging heeft met name plaats gehad met het secretariearchief, arch. nr. 275 en het Archief van de Raadscommissie der Venen en polders, arch. nr. 23. De vermenging is ongedaan gemaakt, voor zover dit op eenvoudige wijze was vast te stellen, bijvoorbeeld aan de hand van nummeringen op de stukken. Zolang echter de bij de vermenging betrokken archieven niet definitief zijn geïnventariseerd, moet rekening gehouden worden met toekomstige verplaatsingen van stukken. De verplaatsingen bij deze voorlopige inventarisatie hadden slechts tot doel de stukken in dat archief terug te zetten waar ze blijkens nummeringen in werden aangetroffen na overbrenging naar het stadsarchief.

Samengevat: Het doel was het ongedaan maken van de opgetreden vermenging voor zover eenvoudig en duidelijk vast te stellen, en niet een definitieve scheiding tussen de archieven aan te brengen. In de onderstaande voorlopige inventaris is bij de daarop betrekking hebbende inventarisnummers een NB geplaatst waarin is vermeld naar welke (voorlopige) inventarisnummers de stukken zijn overgebracht. Voor het aanvragen van de stukken moet u dus deze nummers gebruiken. De beschrijvingen zijn in de voorlopige inventaris gehandhaafd om annotaties in de literatuur bruikbaar te houden. De delen 1816-1831 van inventarisnr. 343 van het Veenkantoor bleken te behoren bij het secretariearchief (275) en zijn onder vlp. inv. nr. blauw 366 in dit archief teruggezet. Het gaat hier om de rekeningen van de ontvangsten en uitgaven van de stadsvervening te Wildervank.

Er bleken meer archiefstukken te zijn dan in de inventaris van Schutter stonden beschreven en wel de huidige nrs. 1192-1427. Er was een lijst van deze stukken aanwezig, maar die is nooit op de studiezaal beschikbaar geweest. Daarom hebben onderzoekers waarschijnlijk nooit weet gehad van deze archiefstukken. De genoemde nrs. 1192-1427 zijn nu in deze inventaris opgenomen. Ook werden in het archief stukken aangetroffen die wel waren verpakt in omslagen, maar die niet waren beschreven in de inventaris. Die archiefstukken zijn voorzien van de inventarisnummers 1428-1442.

Tijdens het controleren van de stukken in het depot en het gelijktijdig nalopen van de aanwinstregisters van het Gemeentearchief vanaf 1918 bleek de aanwezigheid van een groot aantal nooit beschreven aanwinsten. Deze aanwinsten zijn in een plaatsingslijst beschreven. Daarvoor zijn nieuwe nummers vanaf 1500 uitgegeven. De nrs. 1443- 1499 worden dus niet gebruikt. Het betreft de AanWinstnummers 1928/39, 1931/6, 1935/10, 1935/12, 1937/11, 1939/12 en 1947/96. AW 1929/34 en AW 1929/35 waren daarentegen wel beschreven: vlp. inv. nrs. 1025 en 1026.

Een aantal nummers ontbreken in de lijst: 389-397, 524, 525 en 906-909. Waarschijnlijk heeft men vroeger een vergissing gemaakt met het doornummeren en is men vergeten het hiaat te vermelden. Onder vlp. inv. nr. 1588 zijn enige stukken geplaatst waarvan de juiste plaats in het archief nog niet is vast te stellen. Ze zijn beschreven als 'losse stukken'.

Bij het opstellen van de hierna volgende voorlopige inventaris zijn de nummers van de inventaris van Schutter gehandhaafd. Omdat veel verpakkingseenheden erg omvangrijk waren, moesten deze eenheden gesplitst worden in handzamere bundels. Bovendien bleken sommige inv. nrs. uit meer dan de aangegeven aantallen eenheden te bestaan. Om elke eenheid te kunnen identificeren is gebruik gemaakt van een ondernummering met behulp van schrapnummers, bijvoorbeeld: 1/1 en 1/2. Beide eenheden zijn door Schutter onder nummer 1 beschreven. Het nummer voor de 'schrap' (/) geeft dus het Schutter-nummer aan.

Tenslotte moet benadrukt worden dat het eindresultaat van deze beperkte herinventarisatie een voorlopige inventaris is. Ontbrekende stukken zijn opgespoord, het verband tussen beschrijvingen en stukken is hersteld en eenduidig gemaakt, beschrijvingen zijn bijgewerkt en onterecht verplaatste stukken zijn naar hun oorspronkelijke plaats teruggebracht. Daarmee is een bruikbaar geheel verkregen. Een volledige archivistische analyse, beschrijving en ordening was niet aan de orde, evenmin als het schrijven van een inleiding over de archiefvormer en het definitief toedelen van de stukken over de verschillende archieven.

De systematische ordening uit de oude inventaris is volledig overgenomen, met alle tekortkomingen daaraan verbonden. Op één, opvallende, tekortkoming wordt in dit verband gewezen: In de hoofdafdeling II, A Algemeen Beleid is tweemaal dezelfde rubriek opgenomen: Veencommissie en Poldercommissie (blz. 77 en 82, resp. 77 en 83). In de als eerste opgenomen rubriek staan vooral brieven, in de als tweede vermelde voornamelijk notulen. Overigens zijn de meeste stukken uit deze rubriek naar de eigenlijke archieven overgebracht (zie boven).

Het is niet uitgesloten dat het archief van het Veenkantoor over enige jaren een grondige inventarisatie ondergaat. Een concordantie van de huidige nummers naar de dan nieuw uit te geven nummers zal in elk geval worden bijgevoegd. Het citeren van de huidige voorlopige nummers op de wijze zoals na het titelblad is aangegeven, kan dus zonder problemen plaatsvinden. Op de studiezaal is een databestand beschibaar waarin alle eerdere nummeringen van het Veenkantoor zijn opgenomen. U kunt daar op verzoek gebruik van maken.

In de kaartenverzameling van het gemeentearchief (toegang 1536) bevinden zich een aantal kaarten behorende tot dit archief, maar waarvan het verband verloren is gegaan