Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Toen in 1811 de Franse wetgeving ook in de noordelijke Nederlanden van kracht werd, moest ook hier het kadaster worden ingevoerd * . Dit gebeurde in 1812. De werkzaamheden werden echter in 1814, bij de beëindiging van de Franse invloed, prompt gestaakt. Toch ging men al snel inzien, dat voor een rechtvaardige heffing van de grondbelasting een kadaster nodig was en besloot daarom in 1816 de werkzaamheden te hervatten * . De minister van Financiën werd met de leiding belast. Een aantal ambtenaren onder hem vormde het "hoofdbestuur van het kadaster". Met de uitvoering van het werk in de provincie werd de directeur der directe belastingen belast * . Zo ook in Groningen, van waaruit tot 1826 eveneens de kadastrale werkzaamheden in Drenthe werden * . In 1823 werd bij iedere directie van het kadaster een ingenieur verificateur en een inspecteur aangesteld.
Keizerlijk decreet van 21 oktober 1811. Bulletin des Lois nr. 397/7340
Art. 7 van de wet van 11 februari 1816 (Stb. 14) en Koninklijk Besluit van 16 mei 1816 nr. 16 (Luttenbergs Chron. Verz.).
KB van 18 november 1822 nr. 157
KB van 8 december 1822 nr. 92 en 12 februari 1823 nr. 176 en KB van 2 maart 1826 nr. 88. Gegevens betreffende de vorderingen der werkzaamheden in Groningen en Drenthe zijn te vinden in het oud kadasterarchief Toegangsnummer 1104, inv.nr. 257, 258 )
In 1826 werd de organisatie gewijzigd. Het kadaster zou voortaan vallen onder het hoofdbestuur van de registratie en de loterijen. De (landelijke) leiding kwam nu bij de Staatsraad, administrateur van de registratie, het kadaster en de loterijen. In iedere provincie kwam het beheer en toezicht bij de gouverneur en de dagelijkse leiding bij de inspecteur van het kadaster te liggen * . De inspecteurs namen de werkzaamheden van de directeuren der directe belastingen, in- en uitgaande rechten en accijnzen over. De archieven werden door de directeuren aan de inspecteurs overgedragen. Het bureau van het kadaster moest, evenals voorheen, in of nabij het gouvernementsgebouw zijn gelegen.
KB van 6 december 1825 nr. 157, art. 23 van het KB van 16 september 1825 nr. 110 en art 2 en 4 van het KB van 6 december 1825 nr. 163
Op 1 oktober 1832 was het kadaster tot stand gekomen en moest de instandhouding worden geregeld. Hiertoe werden in 1833 de nodige instellingen opgericht. In iedere provincie kwamen een provinciale bewaring en enige bijzondere bewaringen van het kadaster * . De provinciale bewaring fungeerde als centraal archief voor het kadaster in de provincie. Aan de provinciale bewaring waren een provinciale bewaarder, een aantal controleurs, boekhouders en klerken verbonden. De provinciale bewaarder was direct ondergeschikt aan de gouverneur. De controleurs voerden de kadastrale werkzaamheden voor de grondbelasting uit. In de bijzondere bewaringen werden kopieën van de originele kadastrale bescheiden gehouden. Hier waren bijzondere bewaarders, landmeters, boekhouders en klerken verantwoordelijk voor de verwerking van de mutaties, die dan werden doorgegeven aan de provinciale bewaring. In Groningen fungeerden eerst vier bijzondere bewaringen namelijk te Groningen, Winschoten, Appingedam en Bedum * . Die te Bedum verviel echter al in 1835. Het "opperbestuur" bleef tot 1834 bij de staatsraad administrateur van het kadaster, maar werd in dat jaar door hem overgedragen aan de minister van Financiën * . Toen werden voor het hele land twee hoofdinspecteurs en een ingenieur verificateur benoemd * .
Wet van 2 januari 1832 (Stb. 1) en Voorlopige verordeningen ter instandhouding van het kadaster, gearresteerd door de administrateur van het kadaster. Zie: Bijvoegsel tot het Staatsblad 1832 nr. 239
Regeeringsalmanak voor 1834
KB van 21 januari 1834 nr. 11
KB van 9 juli 1834 nr. 11
In 1838 besloot men de administratie van het kadaster en die van de hypotheken bijeen te brengen * . Daartoe werden in 1839 de bijzondere bewaringen opgeheven en ging hun taak en de benodigde stukken over naar de hypotheekbewaarders, die nu bewaarders van de hypotheken en het kadaster werden genoemd * . De provinciale bewaringen bleven nog bestaan.
KB van 8 augustus 1838 (Stb. 27)
KB van 8 maart 1839 nr. 87
In 1844 werden ook de provinciale bewaringen van het kadaster opgeheven * . Dit betekende dat de eraan verbonden controleurs nu een meer zelfstandige positie verkregen als controleurs van het kadaster. Er kwam een controleur te Groningen voor de arrondissementen Appingedam en Groningen en de controleur te Assen werd met het arrondissement Winschoten belast * . De kadastrale administratie ging naar de fungerende hypotheekbewaarders. De in het bijzonder voor de grondbelasting te verrichten werkzaamheden waren nu dus afgezonderd van de taak van kadastrale administratie, die nu verdeeld was over de arrondissementen. Deze situatie zou in feite zo blijven tot in de jaren 1947 en 1965 respectievelijk de hypotheekkantoren Appingedam en Winschoten werden opgeheven. Daarmee ontstond opnieuw een provinciale directie, die in 1973 overging van het ministerie van Financiën naar het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu * .
KB van 25 oktober 1843 nr. 65
De controleurs waren vanaf nu Controleurs der directe belastingen en van het kadaster, vanaf 29 juni 1907 voerden ze de titel Controleur der grondbelasting