In 1990 was het 375 jaar geleden dat de bibliotheek van de Provinciale Hogeschool van Stad en Lande werd opgericht. Twee jaar eerder, in 1988, bracht de toenmalige Rijksarchivaris in de provincie Groningen, dr. F.C.J. Ketelaar, een inspectiebezoek aan de Universiteitsbibliotheek. Zijn bevinding was dat het archief niet overeenkomstig de wettelijke bepalingen was opgeborgen en diende te worden overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Groningen. Voor de overbrenging diende echter een toegang op het archief voorhanden te zijn. Weliswaar was er sprake van een archiefinventaris van het oudste gedeelte van het archief van de hand van de Atoon Gerard Roos, bibliothecaris van 1906 tot 1917, maar deze voldeed niet. Uiteindelijk werd in samenspraak met de toenmalige Rijksarchivaris dr. P. Brood in 1996 besloten dat medewerkers van het Rijksarchief zouden zorgen voor een toegang. Door allerlei verwikkelingen, zoals de verhuizing naar een nieuw gebouw, duurde het nog tot 1999 voordat hiermee werd begonnen.

Teneinde het project niet al te lang te laten duren, werd besloten een gerubriceerde plaatsingslijst te maken.

Behalve stukken van de Universiteitsbibliotheek bleek het archief een groot aantal stukken van de Rijkscommissie van advies inzake het bibliotheekwezen te bevatten. Deze stukken zijn alle voor vernietiging voorgedragen omdat ze op het secretariaat van de commissie aanwezig zijn. Daarnaast bevatte het archief nog een groot aantal stukken van andere commissies en werkgroepen. Deze waren vooral afkomstig van bibliothecaris Koops, die in veel commissies actief was. Ook deze zijn vernietigd. Niet vernietigd zijn de stukken afkomstig van de Bibliotheekcommissie, het Universiteitsmuseum en het Documentatiecentrum Politieke Partijen. Deze drie 'instellingen' hebben allemaal onderdak gevonden in de Universiteitsbibliotheek of zijn er nauw mee verbonden.

Zoals van bibliothecarissen mag worden verwacht, is er veel gepubliceerd over de geschiedenis van de bibliotheek. Uiteraard is daarbij ruim gebruik gemaakt van het eigen archief. In de annotaties van de in de vorige eeuw verschenen publicaties wordt dan meestal verwezen naar de inventaris van Roos. Om het terugvinden van deze annotaties te vergemakkelijken, is een concordans opgenomen.