Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
R.J. Clevering (Den Andel 1 augustus 1914 - Eenrum 16 januari 2013) was een vooraanstaand man in het Groninger waterschapsland. Clevering was voorzitter van een drietal waterschappen, namelijk Hunsingo (1955-1979), Electra (1968-1979) en Ommelanderzeedijk (1968-1979). Voorafgaand aan het voorzitterschap van de waterschappen was Clevering ook lid van de provinciale Staten van Groningen voor de VVD (1950-1974) en wethouder van de gemeente Eenrum.
Na zijn overlijden heeft de executeur-testamentair contact gezocht met de loco-dijkgraaf van het waterschap Noorderzijlvest, de heer J.P. Lindenbergh, aangaande het archief van wijlen R.J. Clevering. Op 21 mei 2013 heeft het waterschap Noorderzijlvest in het totaal circa 3,5 meter archief, een aantal tekeningen, een schilderij en een drietal roemers in ontvangst genomen. * In inventarisnummer 19 is een overzicht opgenomen van de aard en de omvang van deze aanwinst.
In het totaal is ontvangen: zeven kratten met archiefstukken (circa 3,5 meter, één kaart van het waterschap Hunsingo, één schilderij van de Cleveringsluizen, één ingelijste oorkonde, één ingelijste kaart van de kuststrook, zeven kokers met daarin opgerolde kaarten en een drietal roemers.
Het archief is bewerkt door ondergetekende en geselecteerd ter vernietiging. Gezien de aard van de archiefbescheiden heeft er allereerst een sortering plaats gevonden op archiefvormer. Dit resulteerde in diverse stapels archiefbescheiden per waterschap en privé-archief van wijlen R.J. Clevering. Vervolgens zijn alle archiefbescheiden geselecteerd ter vernietiging aan de hand van de selectie-instrumenten die gelden voor de waterschappen. *
Lijst voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van de organen van waterschappen dagtekende van ná 1850, Staatscourant 1981, nummer 181 en de Lijst van voor vernieting/bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden van waterschappen van na 1935, Staatscourant 1993, nummer 69 van 8 april 1994.
Het hanteren van de twee selectie-instrumenten vormde de eerste stap in de selectie ter vernietiging. Een tweede stap vormde het controleren of de archivalia die voor blijvende bewaring in aanmerking kwamen zich reeds in de archieven van de rechtsvoorgangers van het waterschap Noorderzijlvest bevonden. Als dit zo is dan hebben we feitelijk te maken met een dubbele en dan komt het exemplaar uit het archief van wijlen R.J. Clevering voor vernietiging in aanmerking. Een voorbeeld zal de zaak verduidelijken. Veelvuldig zijn er vergaderstukken aangetroffen van het bestuur van het waterschap Hunsingo. Daar deze vergaderstukken zich al bevinden in het archief van het waterschap Hunsingo zijn het kopieën en komen daardoor voor vernietiging in aanmerking.
In inventarisnummer 20 zijn de foto's beschreven welke zijn aangetroffen in het archief van wijlen R.J. Clevering. Tijdens de bewerking is circa 1 doos aan foto's en dia's aangetroffen. Er zijn uiteindelijk 35 foto's en een tweetal dia's voor blijvende bewaring in aanmerking gekomen. De rest is vernietigd. De foto's en dia's die voor blijvende bewaring in aanmerking zijn gekomen zijn beschreven in de Groninger beeldbank, kijk op www.beeldbankgroningen.nl.
Eventuele archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking kwamen en niet aanwezig waren in de archieven van de rechtsvoorgangers van het waterschap Noorderzijlvest zijn hieraan toegevoegd. In het totaal zijn er zeven aanvullingen bij reeds bestaande inventarisnummers van de desbetreffende archieven toegevoegd. Zie hiervoor bijlage I. De totale omvang van deze stukken is 1 omslag.
De totale omgang van het archief van wijlen R.J. Clevering vóór aanvang van de bewerking door ondergetekende was 3,5 meter (28 dozen). Na bewerking door ondergetekende van het archief is 0,125 meter (1 doos) voor blijvende bewaring in aanmerking gekomen. * Door ondergetekende is in het totaal 3,3375 meter (27 dozen) aan archivalia voor vernietiging vatbaar aangemerkt, inclusief 1 meter (8 dozen) aan dubbelen aangetroffen. Het vernietigingspercentage komt daarmee op 96,4%.
Er is 0,125 meter (1 doos) aan foto's aangetroffen in het archief van wijlen R.J. Clevering over een scala aan onderwerpen. Deze zijn niet beschreven en toegevoegd aan de audiovisuele collectie van het waterschap Noorderzijlvest.
Mijn Studiezaal (inloggen)
Creative Commons (CC BY 4.0)
Clevering, R.J.