De familie Lewe van Nijenstein schonk in 1902, als erfgenaam van jhr. Gerhard Alberda van Menkea en Dijksterhuis (overleden 22 april 1902), aan het Rijksarchief in Groningen een zevental kisten, benevens een loketkast waarin een groot aantal stukken, die te zamen de archieven vormden van de verschillende bewoners van de borgen Menkema en Dijksterhuis, waarvan de laatste met jhr. Alberda was uitgestorven.

Korte tijd nadat deze stukken waren aangekomen, begonnen rijksarchivaris en P.G. Bos met een voorlopige schifting; toen deze was voltooid, werd de verdere bewerking, alsmede het ineenzetten van de inventaris, aan mij opgedragen. Bij deze arbeid had men de voortdurende medewerking van mr. Feith.

Door vriendelijke opmerkingen van jhr.mr. J.F. Lewe van Nijenstein te Amsterdam zijn tal van onnauwkeurigheden en onjuistheden weggenomen.

De vraag kan opkomen, waaron hier gesproken wordt van één huisarchief van twee borgen en niet van een archief Menkema en een archief Dijksterhuis. Hierop kan worden geantwoord, dat deze twee huizen nu eens weer samen in een hand, dan weer in het bezit van verschillende leden van de familie Alberda waren, zodat volledige scheiding eigenlijk zogoed als onmogelijk was en in elk geval tot niets zou hebben gediend.

Van een vroegere ordening was in de massa, zoals die op het Rijksarchief kwam, zeer weinig te bemerken. In de loketkast, waarin een zeer groot aantal charters waren geborgen, was nog een spoor van regelmaat te bespeuren, maar de klaarblijkelijk hier gevolgde orde was zo slecht volgehouden, dat zij niet weer te herstellen viel.

De heren Alberda, en evenzeer de andere families, wier archieven gedeeltelijk in deze inventaris opgenomen, waren, zoals talrijke adellijke families van het platteland, redger of grietman, overste schepper van een zijlvestenij, administrerend kerkvoogden van verschillende kerken in hun omgeving enz. Een groot aantal stukken, door hen in hun kwaliteit ontvangen of opgemaakt, zijn onder hen blijven berusten, hoewel zij niet tot het familie-archief behoorden. Deze stukken zijn daarom gebracht onder de rechterlijke archieven en onder de zijlvestenij-archieven, die reeds in het Rijksarchief werden bewaard, of zij zijn, als kerkelijke archieven, afzonderlijk geïnventariseerd.

Niet alle stukken echter, door iemand in kwaliteit opgemaakt en ontvangen, dienden uit het familie-archief te worden verwijderd. Een lid van de Staten-Generaal bijvoorbeeld ontvangt als zodanig afschriften van besluiten, waarvan de originelen in het archief van de Staten zelf blijven berusten. Een afschrift als hier bedoeld is, komt dan in het persoonlijk archief van een bepaald lid van de familie "in qualiteit van lid der S.G."

Deze scheiding, in kwaliteit en als particulier, is het gehele archief door volgehouden bij verschillende leden der familie Alberda en de daaraan verwante families. De aanstellingen tot ambten zijn beschouwd als een onderdeel, schoon afzonderlijk verantwoord, van de ingekomen stukken bij de desbetreffende persoon als particulier ingekomen, niet als stukken in kwaliteit ontvangen. De stukken bij een bepaald persoon ingekomen of door hem opgemaakt als collator, zijn niet bij elkaar gebracht tot archieven van afzonderlijke collaties: het zijn geen van alle stukken, die bestemd waren om in het archief van "den collator" als zodanig te blijven berusten, maar grotendeels afschriften van stukken of concepten, die bestemd waren als leggers tot persoonlijk gebruik van de collator.

Tot de "persoonlijk" stukken worden gerekend: ingekomen stukken; aanstellingen enz.; uitgaande stukken; familieaangelegenheden; contracten van correspondentie; vermogensaangelegenheden, bestektekeningen en processen.

Deze indeling, die door bijkomende omstandigheden niet overal streng kon worden volgehouden, behoeft weining verklaring.

De aanstellingen vormen een afzonderlijke afdeling, omdat hieruit kan worden gezien, welke ambten alzo door een bepaald persoon zijn bekleed, zodat een overzicht van zijn werkzaamheden kan worden verkregen. Dat de contracten van correspondentie afzonderlijk genoemd zijn, vindt zijn reden hierin, dat het mij gewenst voorkwam in de inventaris ook enigermate de aandacht te vestigen op de daarin vervatte, in de achttiende eeuw zoveel voorkomende praktijken.

De groep "In kwaliteit" is onderverdeeld naar de verschillende ambten, welke door de persoon wiens archief werd opgegeven, waren bekleed.

Onder de afdeling "Vermogensaangelegenheden", zijn noch opgenomen de aankomsttitels van zakelijke rechten op onroerende goederen, noch de eigendomsrechten van onroerende goederen.

Dit komt door de opmerking van mr. J.C. Overvoorde in het Nederlandsch Archievenblad, 1900 - 1901 (blz. 145). Aankomsttitels toch van onroerende goederen enz. kunnen niet tot het "persoonlijk archief" van de eerste koper worden gebracht. Evengoed als zij voor de eerste koper de aankomsttitels zijn, zijn zij voor de volgende bezitter de titels, waarmee deze zijn eigendom verdedigt. Er moet, zoals mr. Overvoorde het uitdrukt, vooral nadruk worden gelegd op het tastbaar verband tussen die stukken en de bezittingen zelf. Die bezittingen moeten op de voorgrond staan en daarom zijn de in de rubrieken 14-18 al dergelijke aankomsttitels bij elkaar gevoegd en gerangschikt naar de plaatsen, waar de onroerende goederen liggen. Onder die rubrieken zijn ook gebracht de processen, die over zakelijke rechten of over de eigendom van die onroerende goederen of rechten hangen; hebben de processen betrekking op enig persoonlijk recht dan zijn zij gebracht onder het persoonlijk archief van eiser of verweerder.

Een zelfde gedachte, als hier gevolgd, moet echter ook gelden voor huwelijkscontracten, voor boedelscheidingen, voor testamenten. Deze akten toch zijn niet alleen van belang voor degenen, die ze hebben opgemaakt, maar ook voor hun rechtsopvolgers.

Behalve deze theoretische gronden echter zijn er nog redenen van praktische aard, die mij de hier toegepaste methode doen verkiezen boven die, welke bij vroeger bewerkte familiearchieven is gekozen. Gesteld, een eigendomsbewijs wordt gebracht tot het archief de eerste koper onder de Alberda's en men is zo gelukkig tegelijk met dit bewijs alle vroegere aankomsttitels van dit bepaalde goed bij elkaar te vinden, die dan ook onder dit bepaalde goed bij elkaar te vinden zijn, die dan ook onder het persoonlijk archief van die bepaalde jhr. Alberda worden gebracht. Maar is het altijd gemakkelijk al die vroegere aankomstbrieven bij elkaar te vinden? Ontbreekt daar nooit een schakel tussen, zijn namen van koper en verkoper, is de omschrijving van de grenzen in het stuk altijd nauwkeurig uitgedrukt? Immers neen. En het gevolg hiervan? Dat men, naast de stukken, die dan wel onder een bepaald lid van de familie kunnen worden gebracht, een veel groter aantal krijgt van stukken, waarmee dat niet het geval is. Gevolg hiervan is ongewenste versnippering. Een van de praktische doeleinden immers, die men met de samenstelling van een inventaris van een familie-archief wil bewerken, is, dat klaarheid kan worden verkregen omtrent de toestand van het familie- eigendom. En deze klaarheid valt immers gemakkelijker te verkrijgen, wanneer men in een rubriek alle aankomttitels bij elkaar aantreft, dan dat men onder tal van rubrieken moet trachten te vinden, wat men zoekt.

Eveneens op praktische grond meen ik de aanwezigheid van rubrieken als huwelijkscontracten, boedelscheidingen enz. te kunnen verdedigen. Het is waar, wanneer men nu de theoretische overweging, enige regels vroeger gegeven, achterwege laten op sommige huwelijkscontracten enz. staat in dorso de naam van de bezitter van dat stuk aangegeven; hetzij dat het een van de partijen zelf is, hetzij een van de getuigen. Maar dat is slechts bij uitzondering het geval. En moet er dan in andere gevallen maar naar worden geraden? Moet dan een dergelijk contract maar onder het hoofd van een van de partijen worden gebracht? En hoe te handelen wanneer er meer contracten aanwezig zijn, zonder dat op een van alle op voldoende wijze zijn herkomst aangegeven staat?

Het schijnt verkieslijker, de vraag omtrent de meerdere of mindere zekerheid te ondervangen, door een algemene rubriek te maken, waaronder in chronologische volgorde alle huwelijkscontracten zijn te vinden. Voor testamenten geldt hetzelfde. Een testament kan, het is waar, tot de boedel van de erflater behoren, als zijnde "eene akte", houdende de verklaring van hetgeen "iemand wil, dat na zijnen dood zal geschieden". Nu zijn er testamenten, zij het dan afschriften, waarvan uitdrukkelijk blijkt, dat zij zeer bepaald behoren niet tot de boedel van de erflater. Deze moeten dus weer elders worden geplaatst. Gevolg hiervan is weer gebrek aan uniformiteit. Boedelscheidingen kunnen worden gebracht tot een van de partijen, maar meestal moet hier waarschijnlijkheid treden tussen in plaats van zekerheid. Hetzelfde kan voor inventariseren gelden.

Bij al deze stukken treedt als praktisch belang het meest op de voorgrond het doen van genealogische naspeuringen. Deze kunnen nu het gemakkelijkst en volledigst worden verricht, wanneer men ze alle in chronologische volgorde onder een hoofd bij elkaar plaatst.

De inhoud van deze stukken is in zeer verkorte vorm opgegeven. De regestvorm is niet gekozen, omdat dit hier niet anders dan nodeloze omhaal zou zijn.

Bij de samenstelling van de overige rubrieken hebben ook vooral praktische overwegingen voorgezeten. In rubriek nr. 22 zijn ongetwijfeld stukken aanwezig, die onder het persoonlijk archief, rubriek "Ingekomen stukken", van een bepaald lid van de familie konden zijn gebracht. Maar dan zouden ze daar zijn begraven, terwijl de stukken, die geen bepaald onderdak zouden hebben kunnen vinden, van de andere zouden geschieden zijn en in een algemene rubriek zouden zijn ondergebracht.

Rubrieken nrs. 23 en 24 zouden hier niet moeten zijn opgenomen, wanneer voor een familie-archief geheel dezelfde regels golden als voor het archief van een corporatie.

Het verband echter met de familie spreekt bij stukken als de in deze rubrieken voorkomende, sterk; de door de familieleden vervaardigde academische proefschriften, de schoolboekjes enz. voor hun gebruik samengesteld, de poëzie-albums en tekencahiers door hen met verzen en tekeningen voorzien, behoren ons inziens in een familie-archief niet oneigenaardig thuis.

Tenslotte nog dit. Bij de namen van de families Alberda Gruijs, Lewe, de Hertoghe en anderen, namen, die schier op elke bladzijde van deze inventaris voorkomen, zijn niet steeds van een adelijke titel vermeld.

Dit om een achteloze verstoring voor de lezer te voorkomen. Wel werd vermeld de titel, wanneer er sprake was van een niet-Groningse familie.

De samenstelling van de inventaris wijkt af van de tot dusverre op het Gronings archief bij familie-archieven gevolgde werkwijze.

In 1997 werd de onderhavige inventaris wegens aanvullingen en correcties gewijzigd. De beschrijvingen van toegangnummer 624 (voorheen VROA, 1922II) werden aan onderhavige toegang toegevoegd.

Bovendien is deze toegang in 1999 als computerbestand door J. Hesseling ingevoerd, waarbij de tekst hier en daar is aangepast. Een concordans -van nieuwe naar oude inv.nrs.- is aan deze toegang toegevoegd.