3228 Dienst Infrastructuur en voorgangers van de provincie Groningen, (1922) 1947-2001 (2005)
Uitleg bij archieftoegang
Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
3228
Dienst Infrastructuur en voorgangers van de provincie Groningen, (1922) 1947-2001 (2005)
De waardering van de te bewaren en te vernietigen stukken is meestal gebaseerd geweest op de volgende categorieën uit de provinciale selectielijst 2005: - Cat. 86 betreffende de door de provincie ondernomen aanleg, verbetering, restauratie en wijziging van de bestemming van een bijkomende voorzieningen aan werken; - Cat. 86 a (beleids)bepalende stukken en; - Cat. 42 aanbesteding en gunning van werken / levering.
Zodoende zijn de volgende onderdelen bewaard gebleven: 1. Bestek en tekeningen 2. Proces-verbaal van aanbesteding 3. Gunningsbrief 4. Proces-verbaal van oplevering 5. Eindafrekening 6. Meer- en minderwerk 7. Revisiewerkzaamheden (o.a. tekeningen)
In de vernietigbare dossiers bevonden zich hoofdzakelijk de volgende documenten: 1. Correspondentie 2. Verzekeringen 3. Facturen 4. Veiligheids- en gezondheidsplan 5. Inschrijvingsvereisten aannemer
Tenslotte zijn bij afronding van de inventarisatie de jongere stukken ondergebracht bij het GS-archief. Hierbij gaat het om alle bestekken en overige gegevens van latere periode, dat wil zeggen stukken waarvan het dossier begint in 2002 of later. Concreet heeft deze actie opgeleverd dat 316 dossiers, met een omvang van circa 10 meter, uit het oorspronkelijke bestand gehaald zijn en opgenomen werden in het GS-archief over de jaren 2000-2012.
Voorafgaand aan de bewerking, had het afdelingsarchief een omvang van 45 strekkende meter. Daarvan is in totaal zes meter vernietigd. De daadwerkelijke vernietiging is na formele toestemming uitgevoerd door Visser Archiefvernietiging te Assen. Uiteindelijk heeft het naar de Groninger archieven overgebrachte archief van de Dienst Infrastructuur en voorgangers een omvang van circa 25 strekkende meter.