3228 Dienst Infrastructuur en voorgangers van de provincie Groningen, (1922) 1947-2001 (2005)
Uitleg bij archieftoegang
Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
3228
Dienst Infrastructuur en voorgangers van de provincie Groningen, (1922) 1947-2001 (2005)
De inventaris is mede tot stand gekomen door inzet van meerdere medewerkers vanuit de externe bureaus Maandag en Doxis. Dit gebeurde in opdracht van de provincie Groningen en vond plaats van mei 2020 t/m september 2020. De bewerking werd uitgevoerd in het provinciehuis van de provincie Groningen. Bij de materiële verzorging van het archief werden oude hechtmiddelen en plastics verwijderd. De oude archiefdozen en dossieromslagen zijn vervangen door nieuwe zuurvrije archiefdozen en verpakkingsmaterialen.
Voorafgaand aan de bewerking is eind 2019 gestart met het controleren van de te bewaren GS-dossiers op ontbrekende stukken, die mogelijk wel aanwezig waren in dit afdelingsarchief. Afgezien van de bestuurlijke besluitvorming, die hoofdzakelijk in het GS-archief te vinden is, ging het daarbij om de controle op aanwezigheid van bestekken en overeenkomsten. Van deze werkwijze is uiteindelijk afgestapt, omdat er naast doublures veel documenten aanwezig waren in de afdelingsarchieven die niet in het GS-archief bleken voor te komen. Dit zou betekenen dat deze op stuksniveau toegevoegd moesten gaan worden aan de desbetreffende dossiers in het GS-archief. In plaats daarvan is ervoor gekozen om het afdelingsarchief apart te beschrijven en de aanwezige documenten niet aan het GS-archief toe te voegen. In recente jaren (2014-2020) heeft de afdeling Beheer en Onderhoud verscheidene dossiers in eigen beheer gescand voor gebruik. Deze fysieke dossiers uit de periode tot 2002 zijn na scanning niet vernietigd, maar als origineel aangehouden en, voor zover als te bewaren aangemerkt, ook in deze inventaris opgenomen.