Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Samenstelling van het archief en verantwoording van de inventarisatie
laatste wijziging 14-03-2015
Gezien het feit dat vanaf de oprichting van de gezondheidscommissies richtlijnen werden uitgevaardigd voor de manier van werken, zoals de indeling van het jaarverslag en het aanhouden van agenda's, bevond het archief zich in een vrij geordende toestand. Wel ontbreken enkele stukken, met name de notulen van 1923 tot 20 november 1925 en de ingekomen stukken uit 1903 en 1904, evenals de agenda's uit die tijd (De stukken worden overigens, voor zover is na te gaan, vrij nauwgezet in de notulen vermeld). De ingekomen en minuten van uitgaande stukken zijn gerangschikt op afzender, respectievelijk geadresseerde: A. Aduard en brieven gericht aan alle gemeentebesturen B. Leden Gezondheidscommissie C. Commissaris der Koningin, Gedeputeerde Staten en Hoofdingenieur van Provinciale Waterstaat D. Diversen E. Ezinge F. Grootegast G. Grijpskerk H. Hoofdinspecteur I. Inspecteurs K. Hoogkerk L. Leek M. Marum N. Oldehove O. Oldekerk R. Gezondheidsraad Utrecht Z. Zuidhorn
De door de commissie uitgebrachte adviezen werden aangetekend in registers, reden waarom de genoemde aangifteformulieren ter vernietiging zijn verwijderd, evenals de verzoeken om advies (in wezen begeleidbrieven bij stukken die de commissie ter advisering kreeg voorgelegd en met het advies terugzond) en de op grond van de adviezen genomen raadsbesluiten, die de commissie ter kennisgeving werden toegezonden op grond van art. 13, lid 3 van de Woningwet.
Na inventarisatie rest van de oorspronkelijke 3,50 m' nog 1,24 m'.