Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De voormalig gemeentearchivaris van Groningen, A.T. Schuitema Meijer, schreef in 1977 het boek Historie van het archief der stad Groningen. Hierin gaat hij zo uitvoerig op de geschiedenis van het stadsarchief in, dat een uitgebreide inleiding hier overbodig is. Een korte toelichting zal voldoende zijn.
De titel van dit boek - Historie van het archief der stad Groningen - suggereert dat er sprake is van één archief. Dat is misschien eens zo geweest, maar door het archiefbeheer in het verleden is het zeer omvangrijke stadsarchief nu geheel verbrokkeld. Genoodzaakt door de omvang is het archief gesplitst in een aantal tijdvakken. Maar niet alleen tijd is gebruikt om delen van het geheel af te splitsen, ook de tegenwoordig gebruikelijke scheiding tussen bestuur en rechtspraak (notariaat) heeft geleid tot deelarchieven. Zelfs de fysieke verschijningsvorm van archiefstukken heeft geleid tot versnippering. Kaarten, charters en handschriften werden en worden bij voorkeur apart van de papieren stukken opgeborgen. Dit heeft geleid tot de vorming van deelverzamelingen. Als ik het een en ander op een rijtje zet, dan bestaat het stadsarchief tot aan het begin van de 20e eeuw uit de volgende delen:
Toegangsnummer 2100. J.F.J. van den Broek. Inventaris van het archief van de Secretarie van het stadsbestuur van Groningen en de onderhorige jurisdicties, 1246 – 1594. Groningen, 2009.
Dit toegangsnummer 1605. C. Tromp. Inventaris van het archief van het stadsbestuur van Groningen, 1594 – 1815. Groningen, 2017.
Toegangsnummer 1399. S.J. Janssen en J. Ellerbroek-Wellinga. Inventaris van het archief van de secretarie van het gemeentebestuur van Groningen, (1804) 1816 – 1916 (1974). Groningen, 1996.
De delen van het stadsarchief die de rechtspraak en het notariaat betreffen zijn:
Toegangsnummer 1534. E. Schut. Inventaris van het archief van het Volle Gerecht van de stad Groningen, 1475 – 1811. Groningen, 2009.
Toegangsnummer 2428. C. Tromp. Inventaris van het archief van het Nedergerecht in de stad Groningen, (1605) 1623 – 1811. Groningen, 2009.
Toegangsnummer 2429. C. Tromp. Inventaris van het archief van het Gild-, water- en stapelrecht in de stad Groningen, 1434 – 1811. Groningen, 2009.
Toegangsnummer 2431. C. Tromp. Inventaris van het archief van de Bouwmeesters van de achttien gilden in de stad Groningen, 1645 – 1662. Groningen, 2009.
Toegangsnummer 2432. C. Tromp. Inventaris van het archief van de Heren van de kluft in de stad Groningen, (1515) 1550 – 1811. Groningen, 2009.
Toegangsnummer 2433. C. Tromp. Inventaris van het archief van de Commissarissen tot de kleine zaken in de stad Groningen, 1780 – 1810. Groningen, 2009.
Verzamelingen die stukken uit het stadsarchief bevatten zijn:
Toegangsnummer 835. C.L. Hogardi. Catalogus van handschriften in folio vermeld in ‘Register Feith’, 1003 – 1984. Groningen, 2010.
Toegangsnummer 2041. J.F.J. van den Broek. Lijst van stukken, meest afschriften, genoemd in het 'Register Feith', behorend tot het Stadsarchief Groningen, 1594 - 1815. Groningen, 2006.
Toegangsnummer 2043. C.L. Hogardi. Catalogus van handschriften in kwarto vermeld in 'Register Feith'. Groningen, 2005.
Toegangsnummer 2044. C.L. Hogardi. Catalogus van handschriften in octavo vermeld in 'Register Feith'. Groningen, 2005.
Toegangsnummer 2241. R.H. Alma. Catalogus van Losse stukken Register Feith, meest charters behorende tot het stadsarchief van Groningen, 1246 - 1864. Groningen, 2005.
De verdeling van het stadsarchief in de perioden 1246 - 1594, 1594 - 1815 en 1816 - 1916 is niet altijd even zorgvuldig en consequent doorgevoerd. Zo kwam ik in het archief over de jaren 1594 - 1815 bij de ingekomen stukken enkele brieven uit het begin van de 16e eeuw tegen, en zijn de registers van de burgerlijke stand over de jaren 1811 - 1815 opgenomen in het archief over de periode 1816 - 1916. Aan deze inconsequenties is niks veranderd. Het heeft namelijk geen zin om met stukken te blijven schuiven van het ene archief naar het andere. Het is alleen belangrijk om te beseffen dat ook in het eerdere en latere archief nog stukken te vinden zijn over de jaren 1594 tot en met 1815. Daar komt nog bij dat dit deel van het stadsarchief het laatste deel is dat beschreven is. Dat maakt het verplaatsen van stukken naar een ander deel vrijwel onmogelijk, omdat de inventarissen van het stadsarchief over de perioden 1246 - 1594 en 1816 - 1916 in dat geval ook weer zouden moeten worden aangepast.
Zo is het ook belangrijk om te weten dat ook in dit archief stukken voorkomen die daar eigenlijk niet in thuis horen. De meeste stukken in de rubriek Rechtspraak en gevangeniswezen bijvoorbeeld. Zij zouden beter op hun plaats zijn in het archief van het Volle Gerecht van de stad Groningen.
Het archiefbeheer in het verleden, eerdere pogingen om het stadsarchief, 1594 - 1815, te inventariseren en het ontbreken van een oude orde, hebben het samenstellen van deze inventaris zodanig bemoeilijkt dat alleen een globale indeling van de inventarisbeschrijvingen naar onderwerp mogelijk was. Gekozen is voor een beperkt aantal rubrieken waarin de inventarisbeschrijvingen chronologisch zijn geordend.
Het archief heeft een omvang van circa 390 strekkende meter.
Resoluties van voor 8 februari 1605 zijn te vinden in inventarisnummer 130 en in de notulen van rechtdagen van het volle gerecht (toegangsnummer 1534). De resoluties van 8 februari 1605 tot en met 19 februari 1640 zijn getranscribeerd door D.F. Kuiken, hoofd studiezaal van het voormalige gemeentearchief Groningen. Zijn (nog niet gecorrigeerde) transcripties zijn digitaal beschikbaar. De delen 1 tot en met 52 zijn gedeeltelijk ontsloten door een trefwoordenindex achterin de delen. Hierin zijn echter niet alle resoluties verwerkt. Vanaf deel 53 (1782) zijn de resoluties in de marge voorzien van een korte omschrijving. Volgens A.T. Schuitema Meijer (Historie van het archief der stad Groningen, blz. 89) is men in 1738 begonnen om de 34 toen aanwezige resolutieboeken te voorzien van een trefwoordenindex.
Bijlage 1: Originele archiefstukken die van vóór de Reductie dateren (Beschrijvingen door Jan van den Broek van originele stukken van vóór de Reductie, die te vinden zijn in de stadsdocumenten in conventie en reconventie)
Bijlage 2: Afschriften van archiefstukken van vóór de Reductie (Beschrijvingen door Jan van den Broek van afschriften van stukken van vóór de Reductie, die te vinden zijn in de stadsdocumenten in conventie en reconventie)
Mijn Studiezaal (inloggen)
Public Domain Dedication
Groningen, stadsbestuur van, ca.1247 - 1811