Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiƫrarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiƫrarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
In 1832 waren de werkzaamheden klaar. Wijzigingen in de tenaamstelling, perceelgrenzen en dergelijke werden tot 1832 op de minuutplans en in de Oorspronkelijk Aanwijzende Tafels zelf bijgehouden. De situatie van dit moment (1 oktober 1832) vormt dus de "vaste basis" van het kadaster. De gegevens moesten nu worden bijgehouden * . Eerst werd dat voorlopig geregeld, omdat men inmiddels tot de overtuiging was gekomen, dat combinatie met de registratie der hypotheken voor de hand lag, maar nog niet daadwerkelijk kon worden gerealiseerd.
Zie ook Voorlopige verordeningen... (Bijvoegsel Staatsblad 1832 nr. 239)
Het kadaster werd in de eerste plaats ingevoerd als basis voor de heffing van de grondbelasting. Al bij de invoering werd echter gesteld dat er ook grote voordelen op andere terreinen aan waren verbonden, zoals het voorkomen van grensgeschillen tussen grondeigenaren en de mogelijkheid om als bewijs voor eigendom te dienen. In het begin was het perceel in feite de basis van het kadaster. Immers de Oorspronkelijk Aanwijzende Tafel gaf de tenaamstelling van de percelen met overige gegevens. Om hierin te kunnen wijzigen moesten Suppletoire Aanwijzende Tafels worden bijgehouden. Als men bedenkt dat in de kadastrale legger al die gegevens nog eens waren opgenomen, maar dan per eigenaar, dan is duidelijk, dat er veel dubbel werd geadministreerd. In 1844 werd dan ook de situatie gewijzigd; de gegevens van de eigenaar werden nu de basis. Hierdoor kwam de kadastrale legger centraal te staan en kon voor wat betreft de functie van de Oorspronkelijk Aanwijzende Tafels worden volstaan met een perceelsregister (=register 71) op de legger * .
Min. resolutie van 5 november 1844 (circ. nr. 739)
Wijzigingen in de administratie werden in hoofdzaak via zogenaamde staten 73 en 75 gerealiseerd. Een uitgebreide weergave van procedures rond de bijhouding is wel te vinden in de literatuur * .
W. Dubbelt, Het kadaster... p. 52-60. Zie voor gegevens over de bijhouding van de kaarten: idem p. 44-51