Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De vele wijzigingen van de organisatie in de beginperiode hebben hun invloed op de archieven niet gemist, hoewel de archieven telkens keurig werden overgedragen. In feite heeft de behandeling van de archieven bij opheffing van de provinciale bewaringen van het kadaster in 1844, de meeste gevolgen gehad.
Tot 1844 was er in de provinciale bewaring nog een compleet kadasterarchief aanwezig, zo is uit de diverse processen verbaal van overdracht te reconstrueren * . Er waren toen zelfs nog stukken van het Franse kadaster van 1812-1813 aanwezig * . Een gedeelte van de bescheiden berustte toen al bij de bewaarders der hypotheken. Dat waren in hoofdzaak de bescheiden die in de periode 1833-1838 bij de bijzondere bewaringen van het kadaster waren ondergebracht * .
Archief van de gouverneur in de provincie Groningen, exhibitum 27 december 1843 nr. 17, 2 januari 1844 nr. 14, 17 januari 1844 nr. 7 en nr. 15
Archief van de gouverneur in de provincie Groningen, exhibitum 29 januari 1844 nr. 4
In de provinciale bewaring berustten: Minuutplans met bijbladen, Oorspronkelijk Aanwijzende Tafels en Suppletoire Aanwijzende Tafels, Alfabetische naamlijst van eigenaren, kadastrale legger eerste en tweede deel en tenslotte de verzamelingslegger. In de bijzondere bewaring (vanaf 1839 bij de hypotheekbewaarders) berustten: Netteplans met bijbladen, de zakatlas (tot 1835 ook met bijbladen), Oorspronkelijk Aanwijzende Tafels en Suppletoire Aanwijzende Tafels, Alfabetische naamlijst van eigenaren, kadastrale legger eerste en tweede deel en tenslotte de verzamelingslegger. (zie Voorlopige verordening... en Dubbelt, Het kadaster...)
In 1844 werden de minuutplans, Oorspronkelijk Aanwijzende Tafels en wat daar verder nog bij hoorde, die berustten in de provinciale bewaring, overgedragen aan de hypotheekbewaarders. Dit betekende een splitsing van dit archiefgedeelte in drieën. Omdat de controleurs van het kadaster nu een aparte status kregen, werden aan hen de met belastingheffing samenhangende archiefbescheiden overgedragen. De controleur in de arrondissementen Groningen en Appingedam nam bovendien de archieven van de inspecteur en de provinciale bewaarder van het kadaster over. Het arrondissement Winschoten viel onder de controleur van het kadaster te Assen, zodat de voor die administratie benodigde bescheiden naar Assen werden overgebracht * . Al met al bleef een "geplunderd" archief achter. Uit een lijstje van de gouverneur blijkt zo ongeveer wat er overbleef. De gouverneur stuurde dit lijstje in 1844 naar de minister met de vraag wat te doen met deze archiefbescheiden. De minister antwoordde dat ze het beste in het provinciaal archief konden worden gedeponeerd * . Deze stukken kwamen in 1915 weer van de zolder van het provinciehuis en werden geïnventariseerd als oud kadasterarchief in 1918 in het Rijksarchief in Groningen.
Zie het proces verbaal van overbrenging van de controleur (archief gouverneur, exh. 17 januari 1844 nr. 15)
Archief gouverneur, exh. 13 november 1844 nr. 4
Men zou kunnen zeggen dat vooral de stukken, die voor de totstandkoming van het kadaster van belang waren, maar niet meer bij de instandhouding ervan, in het provinciehuis achterbleven. Dat waren in hoofdzaak de stukken betreffende de schatting en stukken van de gouverneur in zijn functie van beheerder van het kadaster.
Het belangrijkste "taakgedeelte", namelijk de stukken voor de concrete bijhouding van de gegevens ging naar de bewaarders der hypotheken in de drie arrondissementen. Later kwamen deze bescheiden weer bijeen, toen de bewaringen in de arrondissementen werden opgeheven. Het gedeelte, dat naar de controleurs van het kadaster later controleurs van de grondbelasting genoemd is gegaan, moet als verloren worden beschouwd. Dit is jammer omdat juist hierin algemene stukken zoals ingekomen en minuten van uitgaande stukken van de inspecteurs hebben gezeten * .
Archief van de gouverneur in de provincie Groningen, exhibitum 29 januari 1844 nr. 4