46 Senaat en de faculteiten van de Groningse universiteit, 1611 - 1930
Uitleg bij archieftoegang
Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
46
Senaat en de faculteiten van de Groningse universiteit, 1611 - 1930
Geschiedenis en herkomst der archieven van de academische senaat
laatste wijziging 10-01-2020
Geschiedenis en herkomst der archieven van de academische senaat, van de faculteiten, en van het college van curatoren der Rijksuniversiteit te Groningen
Het archief van de senaat der Groningse universiteit is vrij volledig tot ons gekomen, althans voor zover wij dit aan de hand van de oudere inventarissen kunnen nagaan.
Het beheer der archivalia heeft tijdens de Republiek steeds gelegen in handen van de rector magnificus. Veel gegevens daaromtrent zijn niet te vinden, alleen blijkt ons uit de acta senatus van 7 september 1670, dat voor de rector een pulpitum gemaakt werd om daarin de wetten, het album enz. te bewaren.
Omstreeks 1790 had een inventarisatie plaats van het senaatsarchief, waarvan de resultaten werden neergelegd in de 'lijst van 't gene gevonden wordt in de archievenkas der academie van Groningen en Ommelanden' (vergelijk inv.nr. 59). De daarin vermelde stukken zijn, voor zover herkenbaar (de omschrijving is hier en daar zeer summier) vrijwel zonder uitzondering nog heden in het archief aanwezig.
Na 1815 kwam het beheer van het senaatsarchief in handen van de secretaris van de senaat; sinds 1889 berust deze zaak bij een tot archivaris van de senaat benoemd hoogleraar.
Bij senaatsbesluit van 15 april 1889 werd op voorstel van prof.dr. P.J. Blok, die toen als archivaris van de senaat fungeerde, het senaatsarchief in twee delen gesplitst, waarbij de grens werd gesteld op 2 augustus 1815. Het oud-archief tot 1815 werd in bewaring gegeven aan het Rijksarchief te Groningen; voorwaarde van deze bewaargeving was, dat van dit archiefgedeelte binnen één jaar een behoorlijke catalogus zou worden samengesteld door of vanwege de beheerder van het rijksarchiefdepot. Om aan deze conditie te voldoen werd door mr. J.G.Ch. Joosting, toenmaals volontair aan het archief aldaar, een inventaris opgemaakt, gedrukt in het Jaarboek der Rijksuniversiteit te Groningen, 1890 - 1891, pag. 75 vlg., waarbij hij gebruik maakte van een voorlopige inventaris van de hand van prof. Blok.
De nummers van de inventaris van mr. Joosting zijn in de huidige vermeld aan het eind der omschrijving (inv. J. nr. ...). Het leek ons bij de bewerking van dit deel van het archief beter de indeling door de heer Joosting aangebracht niet te continueren. Het is onze mening, dat duidelijk in de inventaris tot uiting moet komen het grote verschil in inrichting van de universiteit en bijgevolg van haar archief tijdens de drie opeenvolgende perioden van haar bestaan namelijk die van de Republiek en het Koninkrijk Holland, die van de inlijving bij Frankrijk, en die van het Koninkrijk der Nederlanden. Het archief van vóór het academisch statuut van 1815, dus het gedeelte dat de heer Joosting in zijn inventaris beschreef, verdeelden wij bijgevolg in dat van de provinciale hogeschool en dat van de keizerlijke universiteit.
De archiefstukken van na 1815 zouden volgens het vermelde senaatsbesluit van 1889 voorlopig in de archiefkast in de senaatskamer bewaard worden. Hiervan werd een inventaris opgemaakt door prof. Blok, welke gepubliceerd is in het Jaarboek der Rijksuniversiteit te Groningen, 1890 - 1891 pag. 95 vlg.
Ingevolge het meer genoemde senaatsbesluit van 15 april 1889 moesten alle stukken der faculteitsarchieven van vóór 1 september 1877, die daarvoor door de faculteiten geschikt werden geacht, naar het senaatsarchief worden overgebracht; deze stukken zouden dientengevolge mede onder het beheer van de archivaris van de senaat komen te staan.
De archieven der faculteiten zijn, vooral uit het tijdperk der provinciale hogeschool, zeer summier, dat der artres ontbreekt van die periode geheel; maar ook in de 19de eeuw vertonen zij hier en daar, soms zelfs grote hiaten, hetgeen zal moeten worden toegeschreven aan het niet altijd even doelmatig beheer der verschillende faculteitssecretarissen.
Tijdens de brand van het academiegebouw op 30 augustus 1906 werden de archieven, die zich daar bevonden, naar het kerkgebouw daartegenover in veiligheid gebracht. Bij dit haastige overbrengen raakte een deel van het 'album academicum' weg; eerst na verloop van enige tijd werd het door een werkman van de stadsreinigingsdienst terugbezorgd. Mogelijk is ook een ander deel, namelijk dat er notulen van de litterarische faculteit van 1831 tot 1860, bij deze gelegenheid zoekgeraakt; met zekerheid is dit niet te constateren; de inventaris van prof. Blok vermeldt dit deel nog, later is het verloren gegaan. In 1917 werd het terugontvangen (zie inv.nr. 656).
Op 13 november 1909 kreeg de toenmalige archivaris van de senaat, prof.dr. J. Huizinga, van de senaat machtiging de archieven van 1815 - 1877 aan het rijksarchief in bewaring te geven; de grens 1877 werd bepaald met het oog op de invoering van de nieuwe wet op het hoger onderwijs van 28 april 1876. Deze overbrenging was aanleiding tot het vervaardigen van een nieuwe inventaris, en wel door dr. P.A. Meilink. Deze inventairs verscheen als bijlage van het verslag over het archief door prof. Huizinga uitgebracht, welk verslag opgenomen is in het Jaarboek der Universiteit te Groningen, 1909 - 1910 pag. 100.
Op 1 april 1941 nam de senaat op voorstel van de academische archivaris prof.dr. A.G. Roos, een besluit betreffende overbrenging van archiefstukken, welke voor de lopende dienst gemist konden worden. Besloten werd de stukken, die aan het studiejaar 1930 - 1931 voorafgaan, aan het rijksarchief in bewaring te geven, onder voorwaarde dat stukken van de laatste vijftig jaren alleen na toestemming van de archivaris van de senaat toegankelijk mogen worden gesteld. Naar aanleiding van dit senaatsbesluit gingen ook de faculteiten, op verzoek van de archivaris van de senaat, er toe over hun archieven tot ongeveer 1930- 1931 naar het Rijksarchief te Groningen over te brengen onder dezelfde voorwaarden, waaronder de bewaargeving van het senaatsarchief tot stand kwam.
De door dr. Meilink samengestelde inventaris is ons van nut geweest bij de beschrijving van de laatst- overgebrachte archiefstukken en de herbeschrijving van de oude. Hier en daar wijzigden wij de volgorde of veranderden de omschrijving teneinde meerdere uniformiteit in terminologie te verkrijgen in verband met de door ons beschreven archivalia der andere periodes. De nummers van de inventaris van dr. Meilink zijn in de huidige vermeld aan het eind der omschrijving (inv. M. nr. ...).
Op 10 december 1902 gingen de curatoren der Rijksuniversiteit te Groningen er toe over hun oud- archief, waaronder werd verstaan dat tot 1815, in bewaring te geven aan het rijksarchief. Bij besluit van 24 januari 1903 werden ook de stukken van de jaren 1815 - 1840 overgebracht; het in 1902 en 1903 door het rijksarchief in bewaring ontvangene werd beschreven door mr. P.G. Bos, toenmaals adjunct-commies aan het Rijksarchief te Groningen. Nadat in 1910 het archiefgedeelte van 1841 - 1869 werd overgebracht, bewerkte dr. P.A. Meilink, de opvolger van mr. Bos, deze inventaris, welke bewerking mede verscheen als bijlage van het bovengenoemde verslag van prof. Huizinga, Jaarboek der Universiteit te Groningen, 1909 - 1910 pag. 100. Op 27 mei 1918 en 23 november 1922 werden opnieuw archivalia der curatoren in bewaring gegeven, respectievelijk die van 1870 - 1899 en 1900 - 1915; deze toevoegingen beschreef dr. H.A. Poelman, commies aan genoemd archief. In 1939 had de laatste bewaargeving plaats, namelijk van de bijlagen der notulen van 1916 - 1928.
Behalve aanvullingen meenden wij in de richting van deze inventaris wijzigingen te moeten aanbrengen; de voornaamste daarvan is wel het doen uitkomen van de verdeling van de archivalia in oud- en nieuw archief.
De stukken van het archief van curatoren van de laatste vijftig jaren mogen slechts met toestemming van de president-curator worden geraadpleegd.