Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiƫrarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiƫrarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het in deze inventaris beschreven archief is een aanvulling op het archief van de familie Polman Gruys (1), toegangsnummer 566. Om praktische redenen is er voor gekozen om die inventaris niet uit te breiden met nieuwe beschrijvingen, maar van de hier beschreven archiefstukken een afzonderlijke inventaris te maken.
De hier beschreven stukken betreffen vooral Jan Ernst Polman Gruys (1776 - 1818), zijn vrouw Johanna Agnes Lewe van Nijenstein (1783 - 1848), hun zoon Pompejus Polman Gruys (1816 - 1885) en de borg Garreweer bij Tjamsweer.
Een genealogie van de familie Polman Gruys is te vinden in het Nederland's Adelsboek van 1993, op de bladzijden 561 - 569.