Bij de administratie van de secretarie ging men in 1916 over tot de invoering van het zogenaamde dossierstelsel. Het resolutiestelsel dat gefunctioneerd had van 1874 tot 1916 werd daarmee verlaten. Het dossierstelsel hield in dat de in- en uitgaande brieven en andere stukken, na afdoening, in dossiers werden geborgen. Elk dossier was in principe een (aparte) zaak maar zaken van geringe omvang konden achter elkaar in één (verzamel)dossier worden geborgen. De afzonderlijke dossiers werden voorzien van een code die opgebouwd was volgens de systematiek van de universele decimale classificatie (UDC). De dossierinventaris, waarin alle gevormde dossiers waren vermeld, gaf het overzicht van alle gevormde dossiers met hun code. Naast de in- en uitgaande brieven en andere met name interne stukken als nota's, memo's e.d. had de administratie ook te maken met stukken die niet direct in dossiers konden worden geborgen vanwege inhoud of formaat. Te denken is aan (inschrijvings)registers, verslagen, notulen e.d. Van deze stukken werden naast de dossiers zogenaamde series gevormd. Onderhavige gerubriceerde inventaris vormt de toegang tot zowel de dossiers als de series. De hoofdindeling van de lijst is, conform de archiefvorming, een dossierbestand naast een seriebestand. Binnen het seriebestand is een nadere onderverdeling naar onderwerpen van afzonderlijke aard gemaakt. Om de stukken uit een serie te kunnen raadplegen dient men in het seriebestand onder de respectievelijke subkop te zoeken. Om een rubriek te vinden is het handig de inhoudsopgave te raadplegen.

Om dossiers te kunnen raadplegen kan men eerst de dossierinventaris raadplegen. De 'dossierinventaris', die uit meerdere delen bestaat, is in de inventaris onder de kop dossierbestand opgenomen en heeft de nummers 1-8. De afzonderlijke dossiers vindt men dan in de toegang 1841 (3 delen). In deze toegang staan alle bewaarde dossiers op codevolgorde vermeld.
De begin- en einddatum van het archief worden bepaald door respectievelijk de invoering van het dossierstelsel in 1916 en de vorming van geheel nieuwe dossiers in 1965. In het dossierbestand is de begin- en eindcesuur behoorlijk van toepassing alhoewel in afzonderlijke dossiers zich stukken met een jongere en oudere datum dan 1916 en 1965 bevinden. In het seriebestand zijn de cesuren veel minder consequent van toepassing. Er heeft vernietiging van stukken uit het archief plaatsgevonden conform de geldende reglementering. In de dossierinventaris is aangegeven welke dossiers vernietigd zijn. Bij de inventarisatie van het archief over de periode 1816 - 1916 (ABS nr. 530 / Toegangsnummer 1605) zijn stukken aangetroffen die vanwege hun datering in het archief van de periode 1916 - 1965 thuishoorden. Deze zijn bij de bewerking overgebracht naar dat archief.


Openbaarheid

Het archief is openbaar tenzij het om privacy-gevoelige gegevens gaat. Hiervoor geldt een beperking van 60 jaar.