Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiƫrarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiƫrarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Op 1 januari 1865 ging zo een kleine dienst officieel van start. In het reglement werd een formatie beschreven, die behalve de provinciale ingenieur en een adjunct-ingenieur, elf opzichters omvatte * . Niet alle opzichtersplaatsen werden direct bezet. Naast de beide ingenieurs was er een zestal opzichters in vaste dienst, een tweetal in tijdelijke dienst en tenslotte waren er twee klerken voor de bureaudienst * . Enkele van de vroegere personeelsleden, die voorheen als provinciaal opzichter ondergeschikt waren aan de rijks-ingenieur, werden opnieuw benoemd, enige anderen (vier opzichters en twee klerken) kregen eerst een tijdelijk dienstverband van drie maanden. Van de laatstgenoemden kwam een enkele naderhand weer in dienst. De dienst bleef lange tijd ongeveer dezelfde grootte houden. Het aantal vaste technische en administratieve ambtenaren bleef gedurende de negentiende eeuw ongeveer twaalf. In de jaren 1870 - 1880 werd voor de uitvoering van de werken aan het Eemskanaal en het Reitdiep veel extra personeel in tijdelijke dienst genomen en de taakverdeling onder het vaste personeel aangepast
Zie het reglement in het Provinciaal Blad (PB) van 1864 nr. 22
De aanstelling van de hoofdingenieur en adjunct-ingenieur hadden al in november en juni plaatsgehad, de overige werden door G.S. op 22 december 1864 aangesteld. Daarbij werd ook al bepaald, dat een verdeling in districten zou plaatsvinden, waarvan de grenzen nog nader moesten worden vastgesteld
Na circa 1900 begon de dienst duidelijk te groeien. Het totale aantal ambtenaren, aangesteld als ingenieur, opzichter, tekenaar of administratief ambtenaar, steeg van de eerder genoemde twaalf naar 17 in 1910, 64 in 1945 en 112 in 1955 (zie tabel, afb. 3). Die stijging had natuurlijk te maken met de toename van de hoeveelheid en de omvang van de uit te voeren waterstaatswerken. In de vorige eeuw gebeurde al het belangrijke technische werk bij de hoofdingenieur en ingenieur en al het administratieve en tekenwerk op het bureau van de waterstaat. Rond de eeuwwisseling kwam hierin verandering, door de toevoeging van een opzichter in algemene dienst. Dat was het begin van een nieuwe afdeling binnen Provinciale Waterstaat Groningen, die zich speciaal met het maken van nieuwe werken zou bezighouden. In 1920 bestond de algemene dienst uit vier mensen en voor de opheffing in 1942 waren er 23. De reden voor die opheffing was, dat de werkzaamheden van die dienst toch een mengeling van administratief en technisch werk waren geworden; de directe aanleiding was overigens het overlijden van het hoofd van die algemene dienst, L. Oostinga * . De technische werkzaamheden ervan werden nu ondergebracht bij een 'Dienst Kanaalwerken' enerzijds en een 'Dienst Wegen en Bruggen en Landaanwinning' anderzijds, terwijl vele administratieve taken weer naar de bureaudienst overgingen. De personeelsleden gingen vanzelfsprekend met de werkzaamheden over naar de betreffende afdelingen.
In 1942 geeft de hoofdingenieur een overzicht van vroegere en latere taken van de algemene dienst en doet voorstellen tot reorganisatie (inv. nr. 701, map A-43)
Afb. 3: Tabel Omvang van de dienst
De nieuwe technische afdelingen hielden zich bezig met het maken van nieuwe werken. In de districten van de provinciale waterstaat, waarover later meer, ging het daarentegen in hoofdzaak om beheers-, onderhouds- en inspectiewerk. Zo kwam in 1942 een interne reorganisatie tot stand, waarbij ook de bestaande centrale leiding van de districtsdienst zijn beslag kreeg in de vorm van een afdeling. Tenslotte werd nog een afdeling grondaankoop gevormd. Het bureau voor de in 1942 tot stand gekomen Provinciale Planologische Commissie werd bij Provinciale Waterstaat ondergebracht, maar stond daarbinnen verder op zichzelf. Pas in 1965 werd een volledig zelfstandige Provinciale Planologische Dienst gevormd. De zo ontstane organisatie van de dienst zou in de na-oorlogse jaren het uitgangspunt blijven vormen. De hier al ter sprake gekomen districtsdienst zou in die tijd ook aanzienlijk worden uitgebreid, maar hierover later meer. Zowel naar omvang in personele zin als gerekend naar de hoeveelheid werken, die Provinciale Waterstaat Groningen in beheer had, was het een redelijk grote dienst * .
Een vergelijkend onderzoek door de hoofdingenieur gedaan in 1934 geeft dit aan (inv. nr. 640 / nr. 2771)