Zoek op de website

2 Kisten, kasten, dozen en zakken

De oudste inventaris van de stadskist De oudste inventaris van de stadskist

In de stadskist lagen alleen de allerbelangrijkste documenten.

De oudste inventaris van de stadskist (GrA T1605-493) dateert van 1641, maar gaat op een ouder voorbeeld terug. Dat oudere origineel is misschien in de jaren 1551-1553 opgesteld (samenhang met het aantreden van Egbert Alting als stadssecretaris?) of in 1559 (splitsing van secretariaat en syndicaat).

De stukken lagen in dozen, die op hun beurt in 7 laden lagen. De laden zijn in 1551 gemaakt. In totaal waren er 54 dozen. Een andere inventaris meldt ook nog doos CCC, waarmee het totaal aantal dozen op 55 komt.

Vrijwel alles wat in deze inventaris beschreven staat is teruggevonden. Kroniekschrijver Sicke Benninge noemt echter vele documenten die je wel in de stadskist zou verwachten, maar niet vermeld worden in de inventaris van de stadskist.

Hoe komt dat? Een afdoend antwoord op deze vraag is er niet. Duidelijk is wel dat de secretarissen hun eigen archief thuis hadden. Bij alle diplomatieke activiteiten die ze in stadsdienst moesten verrichten kon het maar zo gebeuren dat documenten die voor de stad van belang waren bij hen thuis bleven liggen. Ook hun erfgenamen zullen die stukken niet altijd netjes bij de secretarie hebben ingeleverd.

Naast de stadskist was er ook een ander meubelstuk waarin belangrijke documenten werden opgeborgen.

Een ‘cantoer’ Een ‘cantoer’

Het afgebeelde meubel is de archiefkast van Ootmarsum. Een dergelijke afsluitbare ‘tafelkast’ werd ‘cantoer’ genoemd. Belangrijke stukken die men bij de hand wilde houden konden hierin een plaatsje krijgen.

Waarschijnlijk werd er ook geld in bewaard. Het meubel stond vrij in de ruimte, vóór de bank van de burgemeesters, die met de rugzijde tegen de noordwand stond.

Bijbel teksten op het ‘cantoer’ Bijbel teksten op het ‘cantoer’

Aan de vier zijden waren bijbelteksten aangebracht (zie Diarium Alting 617; 28 november 1584). Deze vindt men nu boven de deuren van de Raadzaal.

noorden: Nolite iudicare secundum faciem, sed iustum iudicium iudicate. Joan. 7.
zuyden: Maledictus qui pervertit iudicium advenae, pupilli et viduae. Deuteron. 27.
oosten: Aequum iudicium sit inter vos, sive peregrinus sive civis peccaverit. Levit. 24.
west: Misericordiam et iudicium custodi, et spera in Deo tuo semper. Oseae 12.

In vertaling:
Johannes 7:24
Ga in uw oordeel niet op de schijn af, maar laat uw oordeel rechtvaardig zijn.
Deuteronomium 27:19
Vervloekt is eenieder die de rechten van vreemdelingen, weduwen en wezen schendt.
Leviticus 24: 22
Vreemdelingen en geboren Israëlieten moeten volgens dezelfde norm worden berecht. Ik ben de Heer uw God!
Hosea 12:7
Laat u leiden door liefde en recht. Blijf voortdurend hopen op uw God.

De bijbelteksten moesten de raadsheren herinneren aan de standaarden die ze bij het uitoefenen van hun rechterlijke bevoegdheden voor ogen moesten houden. De Raad was in de eerste plaats een rechterlijk college, dat geschillen binnen de stad moest oplossen. Dat zou je tegenwoordig, twee eeuwen nadat beleid en rechtspraak zijn gescheiden, vergeten.

Niet alle administratie ging in de stadskist of het ‘kantoor’. Er zullen ook wel laden- en wandkasten zijn geweest.

Archiefzakken Archiefzakken

De gewone stukken hingen in zakken aan het plafond; hierin bevonden zich stukken over een zelfde onderwerp of zaak. Je kunt deze handelwijze zien als een voorloper van dossiervorming.

De zak ‘Oldamster Warffsaeken’ De zak ‘Oldamster Warffsaeken’

Het perkamenten etiket, met een door secretaris Alting geschreven opschrift, is met ruwe steken vastgezet.

‘Oldt Amster / warff saeken. / 1554 / Ende ander saken den / Oltampsteren angaende / Der Amptmannen Com- / missien ende Reversalen’

Naast de zakken waren er spanen dozen waarin losse stukken en liassen werden geborgen. Lang niet alles wat hierin geborgen was is bewaard gebleven.

Een lias: bouwmeesterscedels (GrA T2100-855) Een lias: bouwmeesterscedels (GrA T2100-855)

De briefjes van aannemers en ZZP’ers die door de stadsbouwmeester werden ingehuurd kregen betaald tegen inlevering van een kwitantie of recepisse, de zogenaamde ‘bouwmeesterscedels’. Op basis van deze cedels maakte de rentmeester zijn rekening op.

De stadskist bleek na 1559 ook gewoon als ‘stadskas’ te functioneren (Diarium Alting 137).

Er is veel meer archief geweest dan bewaard is gebleven. Elke kluft (stadswijk) moet zijn eigen administratie hebben gehad, zowel voor de inning van belastingen (voor- en naschot) als voor de vervulling van burgerplichten. Er moeten massa’s aan briefjes en registers hebben bestaan.

Denk hierbij ook aan de accijnzen. De inning daarvan was aan particulieren verpacht; op grond daarvan kon de hele daarmee samenhangende papierwinkel als een particuliere administratie worden beschouwd en bleef als zodanig buiten het stadsarchief.

Waarschijnlijk geldt dit ook voor het Gildrecht (zeerecht, de administratie van de Olderman), maar deze ‘tak van dienst’ is wel onderdeel geworden van de stedelijke administratie. Voordat hij ondersecretaris werd, was tweede stadssecretaris Johan Julsing secretaris van het Gildrecht. Zijn zwager Jelto Coene was secretaris van het Oldambt. Van die administratie is niets bewaard gebleven. Hetzelfde geldt voor de administratie van het Gorecht. Daarvan hebben we hooguit enkele snippers over.

Toen na 1559 syndicaat en secretariaat (administratie) van elkaar werden gescheiden, gold de syndicus als de pensionaris (stadsadvocaat) bij uitstek. Hij had geen eigen inkomsten, maar moest het hebben van zijn salaris (‘pensioen’).

Dat zal ook zo geweest zijn met de financiële administratie.