Zoek op de website

3 Administratie en inventarisatie

Zoals we zagen dateert de oudste inventaris die we van de stadskist hebben (GrA T1605-493) van c. 1641. De andere (in de UB bewaarde) inventaris lijkt van c. 1668 te zijn. Ze moeten allebei op een oudere voorganger teruggaan.

Misschien is die oudere voorganger aangelegd in 1551, toen ook de laden werden gemaakt. Kan er verband zijn met het aantreden van secretaris Egbert Alting?

Egbert Alting (1518-1596), stadssecretaris van 1549-1594 Egbert Alting (1518-1596), stadssecretaris van 1549-1594

Overzicht van de inhoud van de stadskist volgens de oude inventaris.

A Privileges en vrijheden van de stad Groningen, gegeven door keizers, koningen, heren en republieken
B Tractaten met de keizer en de koning, hertogen, graven en andere heren
NB In deze lade is later ook de akte gelegd van de prins van Oranje inzake het herstel van de traditionele raadskeur (5 januari 1621)
C Accoorden, akten van verzoening en verbonden met de Ommelanden
D Verbonden en andere overeenkomsten tussen Groningen en Westerlauwers Friesland
E Voorbijvaart en tollen in Emden
F Giften, verbonden en verdragen van de bisschop van Utrecht aan Groningen
G Tractaten en verbonden met de bisschop van Münster
H Waterstaatsaangelegenheden
I Tractaten en verbonden met de Oldambten
K Tractaten en verbonden met Drenthe
L Tractaten en verbonden met de hertog van Saksen
M Verbond tussen Groningen en Ditmarsen
N Betrekkingen met de graaf van Bentheim
O Verbond met de graaf van Holland
P Tractaten en overeenkomsten met de hertog van Gelre
Q Tractaten en overeenkomsten met Oost-Friesland
R Tractaten en verbonden met Wedde en Westerwolde
S Commissies van stadhouders, luitenanten, syndici, rectoren, secretarissen en muntmeesters
T Tractaten en verbonden met Oosterse steden
V Verbonden en overeenkomsten met de graaf van Oldenburg
X Politieke ordonnanies van gilden, schutters e.a.
Y Kwitanties
Z Waterrecht

AA Sint Maartenskerk
BB Sint Anna-prebende en Sint Jacobs-gasthuis
CC Heilige Geest-Gasthuis
DD Akerk
EE Sint Geertruids-Gasthuis
FF Mepschen-Gasthuis
GG Heer-Athemalanden en vicarie in Eenrum
HH Kwitanties 1526-1527
II Stukken Anna Maynarts 1497
LL Kwitanties van precarien
MM Stapel en stapelrecht
NN Stadsgoederen
OO Brieven van de hertog van Saksen e.d.
PP Scholbalg, zeetonnen, Schiermonnikoog, Ruigezand, visserij
QQ Veerlieden te Annen, Eext en Gieten
RR Jasper van Oer, kwitanties van rente van Münster
SS Stukken welke niet de stad betreffen maar Oost-Friesland, Terschelling e.d.
TT Stukken van de heer van Gemen
XX Synode in Drenthe en kluizenaar in Harenerholt
YY Kremers tegen de schreuders
ZZ Spaanse kooplieden

Ni Zeerover Heyne de Grote
Nii Punterbrug
Niii Wolfsbergen
Niv Fundatiebrief van de Akerk

AAA Stukken betreffende de prebende te Eenrum
BBB West-Indië

NB Uit de inventaris van de stadskist blijkt dat deze in het begin van de zestiende eeuw, wellicht in de Gelderse tijd, zijn uiteindelijke indeling en inhoud heeft gekregen. Later zijn er slechts incidenteel stukken aan toegevoegd.

De inhoud van ‘doos A’ De inhoud van ‘doos A’

Doos A: Privilegien en vrijheijden de stadt Groningen gegeven van kaiseren, coningen, heeren ende republijcquen.

NB Op het plaatje half uitgegumde rode aantekeningen van Coster.

Notarieel afschrift van het ‘Friezenprivilege’ van Karel de Grote uit 802 Notarieel afschrift van het ‘Friezenprivilege’ van Karel de Grote uit 802

In doos A bevond zich ook GrA T2100-196.1:

Vidimus door notaris Conradus Doleatoris van een Nederduitse vertaling van een in het Fries gestelde akte uit het jaar 453 (sic!) waarbij keizer Karel de Grote de Friezen enkele voorrechten verleent, 21 oktober 1456. Het stuk betreft het legendarische ‘Friezenprivilege’ uit 802.

Doos B bevat: Tractaten met kais. ende con.majt., hertogen, graven ende andere heeren.

Hierbij T2100-407.1 (later overgebracht naar doos L, tractaten met de hertog van Saksen; voorbeeld van voortgaande ontwikkeling van de archiefberging)

Doos C bevat: Accoorden, soenen ende verbonden met den Ommelanden

Hierbij T2100-52 (Verdrag met Fivelgo; het oudste stuk in zijn soort).

Vredesverdrag tussen Groningen en Fivelgo (1258). Vredesverdrag tussen Groningen en Fivelgo (1258).

Enzovoort t/m doos Z, daarna AA-ZZ, vier dozen met Romeinse cijfers (I-IV) en tenslotte dozen AAA, BBB [en CCC].

Sinds de inventaris van het stadsarchief digitaal beschikbaar is kan iederen zelf de inhoud van de dozen in de stadskist zien.

Beschrijving van T2100-52 Beschrijving van T2100-52

Achter het label ‘Oude Orde’ staat bij de beschrijving van het vredesverdrag met Fivelgo onder meer ‘Stadskist onder letter C’.

In het begin van de 17e is verschillende malen besloten om de stadsarchieven te inventariseren. Het ging toen niet om de stukken in de stadskist, want daarvan bestond al een inventaris. Wel is omstreeks 1641 een kopie gemaakt van de inventaris van de stadskist (T1605-493). Dat is tegenwoordig de oudste inventaris die we hebben.

In 1668 kregen de secretarissen opnieuw instructie om een inventaris te maken. Het is niet duidelijk of dit tot enig resultaat heeft geleid.

Drie kisten

In 1674 besloot de Raad enkele nieuwe kisten met uittrekbare laden te laten maken. De aanschaf van dit nieuwe meubilair hing samen met de voorgenomen herordening van het archief, die zou worden uitgevoerd in de zgn. ‘rekenkamer’.

Besloten werd het archief ter herordenen volgens een nieuw ordeningsplan. Het karwei was in 1677 klaar.

De drie kisten hadden elk 15 laden, die met letters waren gemerkt van A tot Q. Er moet een inventaris van de 3 kisten zijn geweest (T1605-495), maar deze is op dit moment niet meer terug te vinden. Waarschijnlijk is dit stuk op enig moment verkeerd geborgen. Hopelijk duikt het weer op nu het archief uit de periode 1594-1795 opnieuw wordt geïnventariseerd.

In de drie kisten was slechts een (klein?) deel van het stadsarchief ordelijk opgeborgen. Voor de rest werd een grote kast met 108 laden aangeschaft en een boekenkast.

Het project tot ordening van de stadsarchieven lijkt, net zoals alle voorgaande pogingen, niet het beoogde resultaat te hebben gehad.

In 1716 werd weer een poging tot algehele inventarisatie, gedaan, maar van de afloop daarvan weten we niets.

Uiteindelijk besloot het stadsbestuur in 1731 tot het instellen van een commissie tot herinventarisatie van de stedelijke archieven. Dit leidde tot een nieuwe inventaris van de drie stadskisten (GrA T1605-494).

De opzet van de nieuwe inventaris is hetzelfde als die van 1677, alleen zijn er aanvullingen in opgenomen. De rest – losse stukken, series protocollen, rekeningen, ingekomen stukken e.d. – bleef onbeschreven en ongeordend.

Inventaris van de archiefkisten 1-13 (c. 1733) (T1605-494) Inventaris van de archiefkisten 1-13 (c. 1733) (T1605-494)

´Commissie over het nasien van de archiven, chartres en blijken so op de stadts secretarie zijn berustende, zijnde gestelt in handen van twe borgemesters en ses raadtsheeren, met assumtie van de sijndicus en secretaris, namentlijk


Borg.
Van Sijsen
Bothenius
Muntinghe
Gockinga

Raadtshr
Siccama
Sickinge
Berghuis
Wychel

Sijnd.
Tjaden

Secret.
Appius

Hebbende sijn begin genomen den 5 maij 1731 en geeindigt den [niet ingevuld]´

De hand die deze inventaris schreef herkennen we ook van vele dorsale aantekeningen.

Zoals gezegd gaat de indeling van de inventaris van c. 1731 terug op die van 1677. De opzet daarvan is als volgt:

Kist 1: Stukken over de raadskeur, verbonden, zijlvestenijzaken, muntrecht, aankomsttitels van stadsgoederen, gilde- en handelszaken.
Kist 2: Verhouding met de Ommelanden en goederen buiten de stad.
Kist 3: Hoogheidsrechten, verbonden en eigendommen inzake de stadsjurisdicties, Friesland, Drenthe, Oost-Friesland, Münster en Bentheim.

Overigens vertoont de ordening niet veel logica.

Sinds deze inventarisatie werden stukken in het stadsarchief met een vaste code aangeduid. Code A1-16 betekent: nummer 16 in lade A van kist 1. Een nummer hoeft overigens niet een enkel stuk te zijn. Vaak bevat een nummer meerdere documenten over eenzelfde zaak of onderwerp.

De beschrijving van A1-16 De beschrijving van A1-16

‘No 16 Een brief van die van Groningen Go- en Wolt regt niet te evoceren. 1368’.

Bisschop Johan van Virneburg van Utrecht bevestigt de voorrechten van Groningen, Go en Wold. 1368 Bisschop Johan van Virneburg van Utrecht bevestigt de voorrechten van Groningen, Go en Wold. 1368

In de nieuwe inventaris vinden we dit stuk terug onder de signatuur T2100-81: ‘Akte houdende bevestiging door Johan [V] van Virneburg, bisschop van Utrecht, van de door zijn voorgangers aan de inwoners van Groningen, Go en Wold verleende privileges. 29 maart 1368.

RF 1368.2. Gedrukt: OGD I nr. 553. Stadskist onder letter A; inv. 18e eeuw A1-16.

In dorso (onder meer): N 16 in de hand van de inventarisator van 1731.’

  • In de volgorde van de stukken zit weinig logica.
  • In een enkel nummer konden vele stukken zitten.
  • Behalve archiefstukken bevonden zich in de kisten ook voorwerpen.
In de archiefkisten liggen niet alleen documenten In de archiefkisten liggen niet alleen documenten

In de laden L1 en M1 liggen ook:

‘Nr. 52: Een spanen dose met de stads coperen zeguls groot ende klein.
Nr. 53: Adidem silveren.
Nr. 54: de sleutels van de groene kist agter de deure op het raadthuijs.’

Bladzijden uit de Tegenwoordige Staat van Stad en Lande Bladzijden uit de Tegenwoordige Staat van Stad en Lande

De signaturen van de inventaris van 1733 zien we terug in de Tegenwoordige Staat van Stad en Lande door A.J. de Sitter uit 1793.

Beschrijving van T2100-81 in Archieven.nl Beschrijving van T2100-81 in Archieven.nl

Zoals eerder gezegd zijn de oude signaturen ‘meegenomen’ in de elektronische inventaris.

Hier de beschrijving van het uit 1368 daterende stuk dat we zojuist zagen (T2100-81, Stadskist onder letter A, inv. 18e eeuw A1-16).

De inventaris van 1801 De inventaris van 1801

Op 9 juni 1800 kreeg de municipaliteit van Groningen schriftelijk opdracht van het departementaal bestuur (de ‘provincie’) om een inventaris van het hele stadsarchief te maken.

Het werk was in 1801 klaar (‘de inventaris van 1801’; T1605-492). In dit stuk zijn de archieven per lokaal beschreven. Daardoor staan er ook de vele series rekeningen en protocollen in. Behalve de 3 bekende archiefkisten blijken er ook kisten met de nummers 4 en 5 te staan.

In de inventaris van 1801 ontbreken de administraties van de ‘officianten’ die thuis bewaard werden.

In 1808 kwam er een scheiding tussen ‘justitie’ en ‘politie’. Justitie is de handhaving van de wet, met politie wordt het bestuurlijke domein bedoeld.

In 1811 werd vervolgens de Franse rechtspraak ingevoerd. Het gevolg daarvan was, dat de stukken die samenhingen met de uitoefening van de rechtspraak werden overgedragen aan de griffier van de nieuwe rechtbank van eerste aanleg. Tot de rechterlijke protocollen werden ook de dagelijkse aantekeningen van Egbert Alting en Johan Julsing gerekend, waarin geen onderscheid was gemaakt tussen juridische en beleidszaken.

Hierdoor is in feite het hart uit de 16e eeuwse stadsadministratie verwijderd.