Zoek op de website

Notariële akten

Notariële akten zijn bewijsstukken van feiten, handelingen, gebeurtenissen of verklaringen die zijn opgemaakt door notarissen, zoals die sinds 1811 in heel Nederland functioneren.

De notaris maakt deze akten op in tweevoud. Daarvan gaat één exemplaar (‘de grosse’) naar de betrokken partijen. Het andere deel, de zogeheten ‘minuut’, blijft bij de notaris. Al die minuten tezamen vormen het notarieel archief. Voor de komst van de notarissen werden dergelijke akten in onze provincie opgemaakt door rechters en andere zegelaars en verzegelingen genoemd.

Welke notariële akten zijn van belang voor uw onderzoek?

Testamenten kunnen belangrijke informatie bevatten over familieverhoudingen en over bezittingen van personen. Dit laatste is zeker van belang bij onderzoek naar panden, omdat het uitsluitsel geeft wat betreft de vraag wie een bepaald pand erfde. Ook koop- en verkoopakten zijn belangrijke bronnen bij onderzoek naar panden en andere onroerende goederen. Daarnaast zijn er een aantal andere notariële akten die interessant zijn voor familie- en omgevingsonderzoek. Hieronder een overzicht:

  • Testamenten: Een testament of ‘wilsverklaring’ is in de eerste plaats een akte waarin iemand laat vastleggen wat er na zijn dood met zijn vermogen moet gebeuren. Er zijn grofweg twee soorten testamenten. De meeste worden opgemaakt bij de notaris in het bijzijn van twee getuigen (al is het inleveren van een gesloten testament ook mogelijk). Een andere mogelijkheid is een codicil, waarin een beperkt aantal zaken mag worden vastgelegd. Een codicil hoeft niet bekend te zijn bij een notaris.
  • Koop- en verkoopakten: Pas sinds 1956 is de tussenkomst van een notaris bij eigendomsoverdrachten van onroerend goed verplicht. Toch werden dit soort akten ook voor die tijd veelal door notarissen opgemaakt. Dit omdat sinds 1838 de registratie door een notaris wel nodig was om een hypotheek af te sluiten. Bij die gelegenheid werd ook een afschrift van de aan die hypotheekaanvraag gekoppelde overdrachtsakte aan de kadastrale boekhouding toegevoegd. Het feit dat hierin ook veel onderhandse, dus niet door een notaris opgemaakte akten van overdracht zitten, maakt deze boekhouding bijzonder belangrijk.
  • Boedelinventarissen (boedelbeschrijvingen): Opsomming van bezittingen van een huishouden, veelal opgemaakt bij overlijden of echtscheiding. Meer informatie over boedelinventarissen.
  • Akten van huwelijkse voorwaarden: Hierin zijn bepalingen opgenomen over alle bij het huwelijk ingebrachte goederen. Conform deze afspraken worden bij overlijden of echtscheiding de goederen verdeeld. In veel gevallen wordt een dergelijke akte opgemaakt vóór de huwelijkssluiting. Zonder zo’n akte vallen alle ingebrachte goederen, inkomsten en schulden toe aan een gemeenschappelijke boedel. De aktedatum en de naam en de standplaats van de notaris die de akte van huwelijkse voorwaarden heeft opgemaakt, zijn te vinden in de memories van successie.
  • Hypotheekakten: De akten die betrekking hebben op leningen, waarvoor onroerend goed als onderpand dient. Meer informatie over hypotheekakten.

Waar zijn de notariële archieven te vinden?

Notariële archieven ouder dan 75 jaar zijn raadpleegbaar in de Groninger Archieven. Wij bewaren de archieven van alle notarissen met een standplaats in de provincie Groningen. Een overzicht van standplaatsen en de notarissen die op die locaties werkten, vindt u in de inleiding op toegang 85.
Notariële archieven jonger dan 75 jaar worden bewaard bij de notarissen zelf en bij de arrondissementsrechtbanken. Voor vragen over de verblijfplaats van recenter archiefmateriaal en inzage in nog niet overgebrachte notariële stukken, kunt u contact opnemen met de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.
Voor testamenten geldt een aparte regeling, omdat die pas na 94 jaar openbaar zijn. Testamenten ouder dan 94 jaar zijn raadpleegbaar in de Groninger Archieven, testamenten jonger dan 94 jaar worden bewaard bij de notarissen zelf en bij de arrondissementsrechtbanken.

Hoe kunt u een notariële akte vinden?

Om een notariële akte te kunnen vinden, moet u weten bij welke notaris die akte is opgemaakt of ‘gepasseerd’. Die is soms moeilijk te achterhalen, aangezien het vanaf het begin eenieder vrij stond om een notaris naar keuze te benaderen. Het gevolg is dat lang niet altijd voor de meest voor de hand liggende optie werd gekozen. Helaas bestaat er nog geen database van akten die door Groninger notarissen opgemaakt zijn.
Als u een testament zoekt en er is geen notaris bekend, dan kunt u gebruik maken van de memories van successie. Ook kan het Centraal Testamentenregister (CTR) worden geraadpleegd, waarin kan worden opgezocht wie, wanneer en bij welke notaris een testament heeft laten (op)maken. Voor testamenten die opgemaakt zijn in de periode 1890-1973 kunt u bij het Centraal Bureau voor Genealogie in Den Haag het CTR raadplegen op microfiche. Op www.centraaltestamentenregister.nl kunt u lezen hoe u gratis inzage kunt krijgen in het register op testamenten van overleden personen, vanaf 1974 tot heden.
Voor koopakten raden we u aan uw onderzoek te starten bij het Kadaster.

Hoe doorzoekt u een notarieel archief?

Een overzicht van alle door een bepaalde notaris opgemaakte akten staat chronologisch gerangschikt in een zogenaamd repertorium of repertoire. Het is dus van belang om te weten omstreeks welke tijd een bepaalde akte moet zijn opgemaakt. In het repertorium worden de akten (‘minuten’) doorlopend genummerd (zie de eerste kolom) en vervolgens bewaard in de volgorde van die nummering. Naast het probleem van de datering vormt vaak ook het klein geschreven handschrift een obstakel bij het vinden van de juiste vermelding. Het beste is om eerst een snelle schifting te maken door te kijken naar het soort akte dat gezocht wordt en pas daarna naar de omschrijving ervan.
Als de beschrijving in het repertorium eenmaal gevonden is, kunt u de gezochte akte aanvragen. Dit doet u door het jaartal en het volgnummer uit de eerste kolom bij de in het repertorium gevonden omschrijving op te zoeken in de inventaris van het betreffende notarisarchief onder de term ‘minuten van akten’. Vervolgens noteert u het inventarisnummer van het pakket akten, waartoe het door u gevonden aktenummer behoort. De werkelijke aanvraag doet u uiteindelijk op een van de computers in onze studiezaal of met een reservering via onze website (ook dan vermeldt u het toegangsnummer van het betreffende notarisarchief en het inventarisnummer).