De Groninger Archieven willen een zo compleet mogelijke bewaarplaats zijn voor historische en actuele informatie over de stad en provincie Groningen. De collectie van de Groninger Archieven bestaat uit overheidsarchieven, deze vallen onder de Archiefwet 1995 en worden na 20 jaar automatisch overgedragen aan een archiefbewaarplaats. Daarnaast bewaren we niet-overheidsarchieven, oftewel particuliere archieven.
Voor de laatste zijn we deels afhankelijk van mensen die (hun) particulier archiefmateriaal zoals boeken, papieren archief, foto- of filmcollectie aan ons willen overdragen. Beschikt u over archiefmateriaal waarvan u vermoedt dat dit interessant is voor de Groninger Archieven, neem dan contact op met collectiebeheerder Sebastiaan Vos. En wees niet te bescheiden: het komt voor dat mensen hun spullen minder waardevol inschatten dan dat wij dat doen. Voordat u langskomt met materiaal vragen wij eerst contact op te nemen via 050-5992000 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Meer informatie over particuliere archieven en het overdragen daarvan leest u hieronder.
Particuliere archieven
De Archiefwet 1995, waar overheidsarchieven onder vallen, geldt niet voor particuliere archieven of niet-overheidsarchieven: archieven van bijvoorbeeld verenigingen of stichtingen, zoals sportclubs, studentenverenigingen, culturele, ideële of maatschappelijke instellingen of van personen uit de stad of provincie Groningen.
Particuliere archieven bevinden zich volop in de collectie van de Groninger Archieven. Deze belanden alleen niet van rechtswege, dus automatisch na een bepaalde periode bij ons. Terwijl ze wel een belangrijk verhaal vertellen over de geschiedenis van Groningen en daarmee een essentieel onderdeel zijn van de missie van de Groninger Archieven om Groninger historische en actuele informatie te delen.
Particuliere archieven komen bij de Groninger Archieven, omdat mensen ons hiervoor benaderen. Ze denken dat de vereniging of instelling waar zij deel van uitmaken, interessant materiaal heeft of iets waardevols vertelt dat bewaard zou moeten blijven. Het komt ook voor dat iemand papieren stukken of digitale bestanden of foto’s en films uit bijvoorbeeld de nalatenschap van een overleden ouder heeft. Andersom kan ook, dat iemand op leeftijd zelf constateert dat er geen belangstelling bij de familie is voor wat hij of zij heeft bewaard. In plaats van het zelf weg te gooien of om te voorkomen dat het na overlijden door anderen wordt weggegooid, nemen deze mensen contact met ons op. Wij moedigen dat aan!
Het komt overigens ook voor dat mensen soms te bescheiden zijn en de waarde van het materiaal waar ze mee komen als minder interessant inschatten dan wij dat doen. Neem daarom altijd contact met ons op, wanneer u twijfelt.
Overdragen archiefmateriaal
Het aangeboden particuliere archiefmateriaal wordt getoetst aan ons acquisitieprofiel en besproken in de verwervingscommissie van de Groninger Archieven. Wanneer we constateren dat het materiaal goed in onze collectie past, stellen we een overeenkomst van schenking of een overeenkomst van opneming op. Hierin kunnen eventueel speciale voorwaarden worden opgenomen, bijvoorbeeld ten aanzien van de openbaarheid van bepaalde delen van het archief. Dit heeft vaak te maken met privacy- of rechtenkwesties.
Lees meer in de brochure Archief overdragen.
Voordat particulier archief in onze collectie kan worden opgenomen, moet het vaak nog bewerkt en toegankelijk gemaakt worden. Daardoor kan het even duren voordat een nieuw archief doorzoekbaar en in te zien is voor het publiek. Dit is vergelijkbaar met de goede, geordende en toegankelijke staat waarin een overheidsarchief bij ons moet worden aangeleverd. Indien mogelijk vragen wij of de particuliere schenker dit zelf kan doen. Vanzelfsprekend gebeurt dit onder begeleiding van ons. Hier staat tegenover dat wij het archief vervolgens gratis bewaren in onze depots en dat we het beschikbaar stellen voor het publiek. Dat laatste is ook een wezenlijk onderdeel van onze functie: we bewaren niet alleen, de archieven zijn ook in te zien.