We werken steeds meer digitaal. Het gevolg is dat er steeds meer digitaal archiefmateriaal ontstaat. Maar digitale archieven zijn kwetsbaar. Bestandsformaten raken bijvoorbeeld snel verouderd en kunnen dan onleesbaar worden. Ook kan er spontaan verval optreden, in de vorm van bitrot. Om digitale archieven voor lange tijd - of zelfs voor altijd - toegankelijk te houden zijn speciale voorzieningen nodig. Zo’n voorziening is het e-depot. Hieronder beantwoorden we veelgestelde vragen over het duurzaam bewaren van digitaal archief. Onderaan de pagina vindt u een lijst met handige documenten.
Wat is een e-depot?
Onder het e-depot verstaan we niet alleen een technische infrastructuur, maar alle elementen die nodig zijn om digitale archiefbescheiden (informatieobjecten) duurzaam te beheren en te raadplegen: organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging, hard- en software. Een e-depot kent verschillende functionaliteiten om de leesbaarheid en beschikbaarheid te garanderen. In eerste instantie houdt het bestanden veilig door te controleren op en te beschermen tegen bitrot. Daarnaast wordt het exacte bestandsformaat vastgesteld en kan het bestand – indien nodig – naar een ander formaat worden omgezet. Dit noemen we preservering.
Naast de bestanden slaat een e-depot ook alle gegevens op die bij de bestanden horen en die nodig zijn om de bestanden leesbaar, vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar en vertrouwelijk te houden. Dit noemen we metadata of metagegevens. Zo is het digitaal archief toegankelijk voor de beoogde gebruikers en kunnen we dat ook voor de lange termijn waarborgen.
Wanneer heb ik een e-depot nodig?
Als je computerbestanden hebt die je dusdanig lang moet bewaren dat ze onleesbaar kunnen worden, dan heb je een systeem nodig dat daar oplossingen voor biedt. Het risico hangt af van het type bestandsformaat, de beschikbaarheid van software die het formaat kan lezen en de betrouwbaarheid van de gebruikte (opslag)systemen.
Overheden moeten hun permanent te bewaren archieven uiterlijk na 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt ook voor digitaal archief. Te vernietigen archief kan ook een lange bewaartermijn kennen, in sommige gevallen zelfs 110 jaar. Binnen een dergelijk lange periode is het aannemelijk dat er problemen ontstaan met de leesbaarheid. Overheden bepalen zelf hoe lang zij de leesbaarheid in hun systemen kunnen garanderen. Bijvoorbeeld voor een periode van 7 of 10 jaar, mede afhankelijk van de aanwezigheid van functionaliteiten in systemen en van kennis binnen de organisatie. Na die periode is het aan te bevelen de archieven over te dragen naar een e-depot door middel van (vervroegde) overbrenging of uitplaatsing. Bij overbrenging worden de Groninger Archieven verantwoordelijk voor het betreffende archief. In principe wordt het dan ook openbaar, tenzij anders is afgesproken. Bij uitplaatsing, staat het digitale archief in het e-depot van de Groninger Archieven. De archiefvormer blijft verantwoordelijk voor raadpleging en beschikbaarstelling.
Voor wie is het e-depot?
Het e-depot van de Groninger Archieven is bedoeld voor de digitale archiefbescheiden van rijksoverheden en lokale overheden in de provincie Groningen. Wij bieden desgewenst depotruimte voor overbrenging, vervroegde overbrenging of uitplaatsing. Daarnaast kunnen wij in het e-depot ook particuliere archieven opslaan.
Welke producten en diensten leveren de Groninger Archieven?
Enkele jaren geleden zijn de Groninger Archieven aangesloten op het rijks e-depot van het Nationaal Archief. We begonnen meteen een pilot met de gemeente Groningen om ervaring op te doen. In 2019 werd bekend dat het Rijk zich in 2024 terugtrekt uit de gemeenschappelijke regeling en dat wij dan niet langer gebruik kunnen maken van het rijks e-depot. Daarom hebben we nu een eigen e-depotvoorziening aangeschaft. De gekozen software wordt gebruikt door erfgoedinstellingen en overheden over de hele wereld, waaronder ook het Nationaal Archief. Het systeem is zowel sterk in beschikbaarstelling als in actieve preservering. Het heeft bijvoorbeeld ingebouwde viewers voor veel bestandsformaten en het kan automatisch bestandsformaten detecteren en omzetten naar andere formaten. Voor uitgeplaatste archieven beschikt het systeem ook over vernietigingsfunctionaliteit. Hiermee kunnen we de komende jaren heel wat archiefbescheiden in bewaring nemen en beschikbaar stellen, voor onze huidige partner de gemeente Groningen en hopelijk ook voor nieuwe partners.
Wij leveren verschillende diensten op het gebied van het beheer van digitale informatie: van overbrenging en uitplaatsing tot en met het beantwoorden van kennisvragen. Al deze diensten beschrijven wij in onze producten- en dienstencatalogus (PDC) voor het beheer van digitale informatie. Het document is gebaseerd op de PDC die de Regionaal Historische Centra gezamenlijk hebben opgesteld, maar is qua structuur aangepast op onze eigen werkwijze. Per dienst wordt vermeld voor welke doelgroep deze bestemd is, onder welke voorwaarden deze geleverd kan worden en hoe de kostentoerekening plaatsvindt. Alle producten en een deel van het dienstenpakket zijn gratis.
Wij werken nog aan een nieuwe PDC voor ons eigen e-depot. We verwachten dat deze grotendeels hetzelfde zal zijn als onze huidige PDC voor het rijks e-depot. In deze oplegger staan de belangrijkste verschillen.
Wat kan er in het e-depot?
In principe kunnen alle soorten computerbestanden worden opgeslagen in het e-depot. Maar alleen opslaan is niet voldoende, u wilt ze ook kunnen openen en raadplegen. Niet elk type bestand kan even goed gepreserveerd worden. Ook is er niet voor elk type bestand een viewer beschikbaar waarin u het bestand kunt bekijken. Wij bieden daarom altijd minimaal het originele bestand ter download aan. We hebben een document opgesteld met onze voorkeursformaten waarmee de preservering en beschikbaarstelling het beste gewaarborgd worden.
Hoe worden digitale archieven in het e-depot beschikbaar gesteld voor het publiek?
Openbare overgebrachte archiefbescheiden in het e-depot zijn voor het publiek te raadplegen op een aparte website: edepot.groningerarchieven.nl. Op dit moment vindt u daar het archief van de Concernbekendmakingen van de gemeente Groningen en enkele voorbeelddossiers van het team Digitale Duurzaamheid van de Groninger Archieven. Deze laatsten zullen op termijn worden verwijderd.
Op deze website kunt u stukken die openbaar zijn, inzien en downloaden. Van stukken die niet openbaar zijn, kunt u alleen de metadata bekijken. Als we in de toekomst ook archieven beheren waarop Auteursrecht of andere gebruiksbeperkingen berusten, dan komen deze alleen ter inzage in onze studiezaal.
Voor de toegang tot uitgeplaatste archiefbescheiden kijken we samen met de archiefvormer wat de beste oplossing is. Het is mogelijk om een beperkte groep medewerkers lees- en downloadrechten te geven voor de eigen archiefbescheiden. Maar het e-depot beschikt ook over koppelvlakken, waaronder API’s.
Waarom moet ik er nu mee aan de slag?
Het voordeel van digitaal werken is dat u de archivering al bij de creatie van een informatieobject kunt regelen. Daarmee voorkomt u dat u bij de overdracht naar een archiefbewaarplaats problemen constateert en herstelwerk moet uitvoeren. Daarom is het van belang dat u bij de aanschaf en inrichting van een systeem waarin informatieobjecten worden gecreëerd, verwerkt en/of beheerd goed nadenkt over wat nodig is om de duurzame toegankelijkheid te garanderen.
Wat kan ik nu al doen?
Om u te oriënteren op het verloop van een aansluittraject kunt u het Eindrapport pilot e-depot met de gemeente Groningen lezen.
Als u wilt weten aan welke eisen een export uit uw systeem moet voldoen om opgenomen te kunnen worden in het Groninger Archieven e-depot, leest u dan onze Opnamevoorwaarden Groninger Archieven e-depot. We hanteren aparte Opnamevoorwaarden voor het Rijks e-depot.
Als u een set informatieobjecten wilt overdragen naar het e-depot, dan heeft u informatie nodig over de inhoud, vorm en structuur van deze informatieobjecten. Door het Zelfevaluatieformulier informatieanalyse in te vullen, krijgt u alle benodigde informatie.
Als u wilt onderzoeken of een set informatieobjecten voldoende metadata heeft, gebruikt u dan de versie van ons Formulier metadatamapping Groninger Archieven e-depot die correspondeert met de metadata- en uitwisselstandaard die u wilt hanteren: TMLO 1.1/ToPX 2.3.1 of MDTO 1.0. Vanwege de afwijkende opnamevoorwaarden voor het Rijks e-Depot hanteren we daarvoor ook een ander Formulier metadatamapping Rijks e-Depot .
De aanschaf van een nieuw DMS, RMA, zaaksysteem of andere archiefapplicatie is een uitgelezen kans om uw informatiehuishouding te verbeteren. In onze notitie Duurzame toegankelijkheid bij aanschaf nieuw DMS of RMA vindt u adviezen en aandachtspunten om mee te nemen bij vervanging van dergelijke systemen. Zo kunt u met deze adviezen de duurzame toegankelijkheid van uw digitale archief verbeteren en de aansluiting op het e-depot van de Groninger Archieven vereenvoudigen.
Hoe richt ik mijn metadata in conform TMLO/ToPX of MDTO?
Problemen als gevolg van incomplete of inconsistente metadata kunt u voorkomen door een generiek metadatamodel te maken voor uw organisatie. In een generiek metadatamodel beschrijft u de minimale metadata die uw organisatie nodig heeft om uw bedrijfsvoering te ondersteunen én om informatieobjecten duurzaam toegankelijk te houden. Er is geen standaard metadatamodel dat u zo kunt overnemen. Er zijn wel standaarden die u als bouwblokken kunt gebruiken. Meer hierover leest u in de Notitie gemeentelijk metadatamodel. Deze is ook interessant voor andere lokale overheden, omdat we hierin ook de beperkingen van TMLO uitleggen (die evengoed gelden voor MDTO).
Waar werken de Groninger Archieven nu aan?
Ons eigen e-depot is ingericht en in productie. Recent is de opname van MDTO geïmplementeerd.
Op dit moment leggen we de laatste hand aan een nieuwe dienst: de Quickscan. Het doel van quickscan is in kaart brengen in hoeverre uw organisatie klaar is voor aansluiting op het e-depot van de Groninger Archieven. We kijken eerst naar de archieven die u reeds heeft gevormd: Wat is de omvang en staat van het digitaal archief? Kunnen we een voorspelling maken van te verwachten hindernissen? Wat is buiten zicht van de afdeling Documentaire Informatievoorziening en welke risico’s loopt uw organisatie daardoor? Bent u organisatorisch voorbereid (mensen, middelen, kennis)? Vervolgens richten we ons ook op de toekomst: Wat kunt u doen om de aansluiting op het e-depot optimaliseren, zodat overdracht in de toekomst zo min mogelijk inspanning kost?
De quickscan is ontwikkeld in samenwerking met de Rijksuniversiteit Groningen en wordt in pilot-vorm getoetst bij de gemeente Midden-Groningen.
In de tussentijd ondersteunen we de gemeente Groningen bij het vervroegd overbrengen van digitaal archief naar het e-depot. Ook helpen wij hen bij het verder realiseren van de randvoorwaarden voor structurele overdracht naar het e-depot. Zo adviseren wij de gemeente Groningen over hun bewaarstrategie en metadatamodel. Daarnaast beantwoorden we regelmatig kennisvragen van lokale overheden over deze onderwerpen.
We ontwikkelen een preserveringsbeleid, waarin we vastleggen op welke wijze wij de duurzame toegankelijkheid van onze digitale collectie garanderen.
We nemen deel aan verschillende landelijke overleggen op het gebied van digitaal archief. Bijvoorbeeld de gezamenlijke Architectuurcommissie van het Nationaal Archief, de Regionaal Historische Centra en de Koplopersgroep MDTO.
Op de hoogte blijven?
Wilt u op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van digitale archieven en van onze werkzaamheden? Meld u aan voor ons Nieuwsbulletin Digitale archieven via
Handige documenten
Diensten en voorwaarden:
Producten- en dienstencatalogus
Opnamevoorwaarden Rijks e-Depot
Opnamevoorwaarden Groninger Archieven e-depot
Voorkeursformaten
Overdrachtsprotocol digitale overheidsarchieven
Protocol Quickscan Informatiebeheer
Kennisproducten:
Zelfevaluatieformulier informatieanalyse
Formulier metadatamapping TMLO Groninger Archieven e-depot (wilt u het formulier printen, dan is het aan te bevelen om A3 te selecteren, voor alle tabbladen)
Toelichting Formulier metadatamapping TMLO Groninger Archieven e-depot
Formulier metadatamapping MDTO Groninger Archieven e-depot
Toelichting metadatamapping MDTO Groninger Archieven e-depot
Formulier metadatamapping Rijks e-Depot
Algemene adviezen:
Notitie duurzame toegankelijkheid bij aanschaf nieuw DMS of RMA
Notitie gemeentelijk metadatamodel
Pilot- en projectverslagen:
Eindrapport pilot e-depot
Reeds verschenen nieuwsbrieven:
Zomer 2024
Zomer 2023
Winter 2023
Najaar 2022
Voorjaar 2022
Najaar 2021
Zomer 2020
Najaar 2019
Contact
Voor meer vragen over het e-depot kunt u contact opnemen met adviseur digitale informatie Robbert Haaksema via digitaleduurzaamheid@groningerarchieven.nl of 050 599 2000.