Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De in deze rubriek beschreven stukken betreffen het toezicht dat het stadsbestuur op de gilden uitoefende. De eigenlijke archieven van de Groninger gilden behoren niet tot het stadsarchief. Op advies van provinciaal archivarius H.O. Feith hebben burgemeesters en wethouders van Groningen in 1836 de bezitters van documenten van de voormalige gilden opgeroepen de betreffende stukken bij het provinciaal archief in te leveren. Zie hiervoor A.T. Schuitema Meijer e.a., Historie van het archief der stad Groningen (Groningen 1977) 154-155. Deze gedeponeerde archiefstukken zijn raadpleegbaar via toegang 1325.