Het archief beschikt over een ruime studiezaal met voldoende zitplaatsen, lees- en afdrukapparatuur. De toegang is gratis. In de studiezaal zijn kopieën van de meest gebruikte archiefstukken voorhanden voor zelfbediening. Het betreft onder meer akten van de burgerlijke stand, doop- en trouwregisters, bevolkingsregisters, memories van successie, gerechtelijke archiefstukken, kranten en foto’s. Naast gekopieerde stukken vindt u in de studiezaal ook een aantal naslagwerken in zelfbediening. Op genealogisch gebied vindt u genealogische tijdschriften en (gepubliceerde) genealogieën. In de studiezaal zijn gespecialiseerde medewerkers aanwezig om u te adviseren bij uw onderzoek.
Wanneer u voor het eerst een bezoek brengt aan onze studiezaal wordt u als bezoeker ingeschreven. Voor deze inschrijving vragen wij u een geldig legitimatiebewijs te tonen. Ook tekent u dan het bezoekersreglement, waarin de regels staan die gelden bij een bezoek aan onze studiezaal. U krijgt een bezoekerspas waarmee u zich bij uw volgende bezoeken kunt aanmelden. Aan de inschrijving en de bezoekerspas zijn geen kosten verbonden.
Bijna alle stukken uit onze collectie zijn openbaar; uitzondering op deze regel vormen documenten die bijvoorbeeld de privacy van nog levende personen kunnen schenden. Om te bepalen of u toch inzage in dergelijke stukken kunt krijgen, dient u een procedure te doorlopen waarbij een afweging wordt gemaakt tussen het belang van uw onderzoek en de belangen van derden. Ook zijn stukken niet raadpleegbaar wanneer de materiële toestand dat niet toelaat. In dat geval wordt eveneens gekeken of er een oplossing kan worden gevonden, bijvoorbeeld door het scannen van het stuk, zodat het digitaal beschikbaar komt.
De stukken die in onze studiezaal ter inzage liggen kunnen, hoewel ze openbaar zijn, onderworpen zijn aan wettelijke bepalingen. Zo gelden in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens beperkingen bij het publiceren van informatie over nog levende personen. Ook zijn aan de publicatie van stukken waarop de Auteurswet van toepassing is speciale voorwaarden verbonden. Inhoudelijke informatie hierover kunt u verkrijgen bij ons baliepersoneel. Voor publicatie van beeldmateriaal uit de collectie van de Groninger Archieven wordt in sommige gevallen een gebruiksvergoeding geheven. Informatie hierover kunt u inwinnen bij onze baliemedewerkers.
Bezoekers die gegevens of beeldmateriaal afkomstig uit onze archieven in hun publicatie verwerken of opnemen, worden vriendelijk verzocht een exemplaar van deze publicatie ter beschikking te stellen aan de bibliotheek van de Groninger Archieven.
U kunt in de studiezaal originele archiefstukken opvragen en inzien. Ook kunt u hier historische films, beheerd door het Gronings Audiovisueel Archief, bekijken en beluisteren in speciale cabines.
Aanvragen van stukken
Stukken kunnen worden aangevraagd tot een half uur voor sluitingstijd.
Stukken tevoren reserveren
Om er zeker van te zijn dat u de gewenste stukken op dinsdagavond kunt inzien, kunt u uw aanvraag vóór 13.00 uur dinsdagmiddag doorgeven. Dit kan telefonisch (tijdens kantooruren) of via het aanvraagformulier. Ook voor bezoek op andere tijden kunt u op deze manier stukken reserveren. De stukken dienen uiterlijk 4 uur voor uw komst via het aanvraagformulier te worden gereserveerd. U kunt maximaal drie inventarisnummers reserveren.
Archiefstukken maken deel uit van ons cultureel erfgoed. Zij zijn uniek en onvervangbaar en moeten daarom met zorg worden behandeld door alle gebruikers. Onze belangrijkste gebruikersregels, met oog op het behoud van de collectie, zijn:
- Stukken mogen niet op de vloer geplaatst worden.
- De volgorde van de ter inzage gegeven losse stukken mag niet worden gewijzigd.
- Als stukken beschadigingen vertonen of wanneer stukken of delen ervan lijken te ontbreken, vragen we u dit direct te melden aan de dienstdoende studiezaal-medewerker.
- Archiefstukken moeten ín de studiezaal blijven. In geval van diefstal of moedwillige beschadiging van archiefstukken wordt aangifte gedaan bij de politie.
