Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De inventarisatie is volgens een alfabetische indeling opgezet. Uitgangspunt hierbij is de locatie van de (verdwenen) molens. Deze locatie is veelal een dorp, gehucht of polder. Achter de naam van de locatie is de naam van de huidige gemeente vermeld. De volgende gegevens kunnen worden aangetroffen:
Fiche - Vanaf 1923 is door B. van der Veen Czn. van elke molen een fiche gemaakt ten behoeve van de inventarisatie voor de in dat jaar opgerichte vereniging De Hollandsche Molen. Op de fiches zijn de volgende gegevens vastgelegd: datum van inschrijving, gemeente, buurtschap, stafkaart, type, bouwstof, doel, naam, eigenaar, huurder, bouwjaar, verdwijningsdatum, bijzonderheden. Gegevens Van Doornik - De heer M.E. van Doornik verzamelde in de tachtiger jaren van de vorige eeuw van alle bestaande Groninger molens diverse technische gegevens. Deze gegevens zijn per molen vermeld. Inventarisatie molens 1943 - In het oorlogsjaar 1943 moesten op last van de bezetter alle aanwezige industriemolens worden geïnventariseerd. De gegevens zijn op twee pagina's vermeld. Kadasterkaart - Op de kadasterkaarten staan de locaties van de molens ingetekend. Krantenartikelen - Knipsels uit diverse kranten over de molens zijn aan de collectie toegevoegd. Correspondentie - Beslissingen over molens, genomen door overheidsinstanties en molenorganisaties, molencommissie en molenverenigingen, zijn vaak in hun correspondentie terug te vinden. Zo ook aangaande restauraties, waarbij in de correspondentie stukken van molenmakers en soms bestekken en bouwtekeningen zijn te vinden. Fotomateriaal - Van alle bestaande molens is (gedigitaliseerd) fotomateriaal aanwezig. Van veel verdwenen molens is dit eveneens het geval, voorzover zij nog tot circa 1900 hebben bestaan. Fotomateriaal van daarvoor komt zelden voor. Enquêteformulier de Groninger molen - Dit formulier bevat zakelijke gegevens over nog aanwezige molens en omvat twee pagina's.