Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het inventarisnummer, waarin een zegel zich bevindt, wordt voorafgegaan door het jaartal van één of twee van de volgende letters, die de aard en de kwaliteit van het zegel aangeven: G = goed, eventueel vrij goed of met geschonden rondschrift; B = beschadigd, geplet of afgebrokkeld; R = restant(en). Zonder nadere aanduiding betreft het uithangende zegels. Bij opgedrukte zegels wordt de kwaliteitsaanduiding voorafgegaan door een O. Er is niet naar gestreefd alle zegels te vermelden, die er van een bepaalde soort aanwezig zijn. Van de zegels der stad Groningen zijn slechts een aantal opgenomen. Ook als in een inventarisnummer mere gelijke zegels aanwezig zijn, is daarvan geen melding gemaakt.