Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Van het archief van het Heilige Geest Gasthuis is in den loop der tijden blijkbaar veel verloren gegaan, zoodat uit de overblijfselen slechts een zeer gebrekkige geschiedenis is op te bouwen. Speciaal de grijze monumenten uit een ver verleden gingen te niet, en slechts enkele sporen wijzen nog op de kindsheid der stichting. Het zijn vooral de oorkonden, die nog van dat verleden getuigen. Het oudste aanwezige charter is van 1284, doch daar uit den inhoud van dit stuk de band met het archief niet blijkt, kan het moeilijk dienen als bewijs voor het bestaan der stichting in genoemd jaar. Beter bewijs levert een Latijnsche oorkonde van 1319, waar reeds bij een overdracht van landerijen de provisor als kooper optreedt voor het convent. De vroegere archiefregeling is echter voor ons onnaspeurlijk geworden. Wel vindt men op verschillende oorkonden oude nummers terug, maar de sleutel tot die regeling in een cartularium of in oude inventarissen ontbreekt. Een staatboekje uit het jaar 1587 van "alle upkomstein ende warrijcheijden" van het convent is het oudste specimen van gevoerde administratie, "het olde Huirsetterboek" (1627 - 1775) het eerste geregeld bijgehouden register, doch de eerste aanwezige rekeningen en resolutien dateeren pas uit het laatst der 17e en het begin van de 18e eeuw.
De charters en losse stukken van het archief, reeds in 1846 ter archievenkamer der stad Groningen gedeponeerd werden in 1883 overgebracht naar het nieuw gebouwde Rijksarchief, terwijl de overbrenging der registers in 1909 en 1910 volgde. Het is thans op de gebruikelijke wijze geordend en geïnventariseerd met inachtneming van de voorschriften der Handleiding. De stukken, die blijkens daarop aangebrachte aanteekening in het archief werden gevonden, doch waarvan de betrekking tot dit archief niet kon worden aangetoond, zijn vereenigd in een appendix, die op gelijke wijze is ingedeeld als de inventaris zelf. In het oudste gedeelte van den inventaris is de term "convent" gebezigd, als beter passend bij de oude instelling met haar broeders en zusters, in het latere gedeelte de toen gebruikelijke term "gasthuis". De grens is ongeveer te trekken in het midden der 16e eeuw, doch ook daarna komen in de oorkonden beide benamingen nog afwisselend voor. Daar "hofstede" in de charters de betekenis had van "erf, waarop een huis gebouwd werd", evenals het woord "heem", zijn de bezittingen, met deze termen aangeduid, ingedeeld bij de huizen en kamers; waar, "erf" was gebezigd in den zin van "goed" zijn ze gerangschikt onder de landerijen.
Bij het bewerken der regesten is bij beknoptheid van vorm in de eerste plaats gestreefd naar getrouwheid van weergave en volledigheid, zoodat op alle in de oorkonden genoemde punten minstens even de aandacht werd gevestigd. Het scheen mij toch in het belang van topographie en historie, dat bijvoorbeeld de grenzen van bezittingen nauwkeurig werden aangeduid, en ook verdere bezonderheden niet geheel in de oorkonde begraven bleven. Voor den gebruiker zal dit mijn inziens de waarde der regesten verhoogen, terwijl het hem tevens zal aanmoedigen de bijzaken, die hem belangrijk schijnen, in de oorspronkelijke stukken na te gaan. Ook bij het verloren gaan van origineelen is volledigheid der regesten een niet te onderschatten voordeel. Waar echter het regest te lang zou worden, zijn uit praktische overweging verkortingen aangebracht. Het geringe aantal oorkonden na 1600 heeft geleid tot het opnemen in de regestenlijst van alle charters, origineelen en afschriften. De namen zijn in hun oorspronkelijke spelling behouden, doch het "domus sanctie spiritus" etc. uit Latijnsche oorkonden, dat toch den toen gebruikelijken term niet weergeeft, is vertaald door het Heilige Geest Gasthuis. Deze moderne benaming is gemakshalve eveneens gebezigd, waarin het regest de oude vorm reeds eenmaal genoemd was.
Van de dorsale aanteekeningen zijn de 18e eeuwsche, als van te jongen datum, niet meer overgenomen. Om de aanhalingen eenigszins te beperken, is het woord "her" met zijn varianten weergegeven door "heer", dat natuurlijk in den middeleeuwschen zin van ridder of geestelijke moet worden verstaan. In de Handleiding is het woord "getransfigeerd" nu eens gebruikt in de transitieve betekenis "gestoken door", dan eens in de intransitieve "doorstoken", of wel zijn de beide beteekenissen in één woord veerenigd. Duidelijkheidshalve zij hier opgemerkt dat in deze regesten het woord alleen in de intransitieven zin moet worden opgevat. Met "aanhangend zegel" wordt hier bedoeld een zegel waarvan de staart door een insnijding van de oorkonde is gestoken. Van "afhangend zegel" wordt gesproken, als een strook van de oorkonde zelf als zegelstaart dienst doet.
Groningen, 1910 (w.g. ) C.E.C. Bruining
De inventaris van het archief van het Heilige Geest Gasthuis van C.E.C. Bruining uit 1910 is in 2009 en 2019 opnieuw bewerkt. In 2009 werd een aantal archiefstukken toegevoegd en andere werden verplaatst naar archieven waarin zij beter thuishoorden. Ook werd de ordening van de beschrijvingen in een aantal gevallen veranderd. In 2019 werd een ongeïnventariseerd deel van het archief beschreven. Die beschrijvingen zijn aan de inventaris uit 1910 en 2009 toegevoegd, waarbij de indeling in rubrieken is gehandhaafd en de oude nummering niet is veranderd. Als gevolg van de wijzigingen in 2009 en 2019 staan de beschrijvingen niet meer in numerieke volgorde.
, 1469 Juni 6 (Ghegeven in den jair ons Heren dusent vierhundert negen ende tsestich des dinxdages na Sunte Bonifacius dach, doe Henric Baroldes, Gosen van den Grave, Otto ter Hanzow ende Johan Tedema borgermestere waren onser stad.): Burgemeesteren en Raad van Groningen oorkonden, dat Johan Van Zwolle voor hen heeft verklaard, te hebben verkocht en overgedragen aan Johan Weghener de eeuwige huur van de hofstede etc., waarvan de getransfigeerde brieven spreken. Oorspr., met aanhangend stadszegel en contrazegel in groene was. Inv. n°. 121.4. Transfix bij twee oorkonden, d.d. 1458 Maart 16 (reg. n°. 128) en 1469 April 23 (reg. n°. 156).
Datering:
1469 Juni 6 (Ghegeven in den jair ons Heren dusent vierhundert negen ende tsestich des dinxdages na Sunte Bonifacius dach, doe Henric Baroldes, Gosen van den Grave, Otto ter Hanzow ende Johan Tedema borgermestere waren onser stad.)