Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiƫrarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiƫrarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Y.H. Gietema zat in de periode 1978 - 1992 namens de Partij van de Arbeid in het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Groningen. Als wethouder was hij belast met zaken betreffende ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, openbare werken, monumentenzorg, straatnaamgeving, woonruimteverdeling en verkeer.
Het archief van Y. H. Gietema werd in 1996 overgebracht , tegelijkertijd met het archief van de gemeentesecretarie over de periode 1965 - 1987. Er werd in 2003 een plaatsingslijst gemaakt. De omvang van het archief is 0.15 meter.
Openbaarheid: stukken jonger dan 20 jaar zijn niet openbaar.