Zoek op de website

8 De laatste bewerking

In 1977 stapte ik over naar het gemeentearchief. Wat trof ik aan?

Daar waren Costers systeemkaartjes (1475 stuks, met aantekeningen van Eef van Dijk) en een getypt ordeningsschema.

Costers ‘rood voor de reductie’ (rvr) Costers ‘rood voor de reductie’ (rvr)

Zoals gezegd lagen Costers systeemkaartjes niet op nummer. Hij had alle kaartjes voorzien van een rubriekscode, ze vervolgens geordend naar het door hemzelf ontworpen rubriekenschema en ze in die volgorde in dozen geplaatst.

Verder was er een handgeschreven lijst waarop achter elke rubrieksaanduiding de voorlopige nummers (rvr nummers) genoteerd waren die door hem in de betreffende rubriek waren geplaatst.

Een van de eerste dingen die ik heb laten doen is het overtypen van die lijst.

Een nummerlijst in plaats van een inventaris Een nummerlijst in plaats van een inventaris

Deze lijst van rubrieksomschrijvingen met de onder de betreffende rubrieken gerangschikte rvr-nummers nam op het gemeentearchief gedurende vele jaren de plaats in van een goede inventaris.

Costers ‘rode nummers’ staan dus los van het ordeningsschema en hebben eigenlijk geen betekenis. Ze verraden hooguit de volgorde waarin Coster de stukken uit het archief lichtte en onder handen nam.

Ze lijken daardoor op de rugnummers van wielrenners in het peloton. Het zijn simpele identificatielabels en hebben niets te maken met de plaats die de renners in het klassement innemen. Maar de leden van een wielerploeg hebben wel opeenvolgende nummers.

Zoals gezegd ontbrak alleen de laatste bewerking: het omnummeren van de stukken in de volgorde van het ordeningsplan.

Toen ik op het Gemeentearchief kwam stelde ik me op het standpunt dat het geen zin had nog langer rekening te houden met het feit dat er in het Rijksarchief misschien nog stukken lagen die eigenlijk in het Gemeentearchief thuishoorden. Op het eerste gezicht was er dus geen reden meer om niet meteen aan het omnummeren te slaan.

Ik had mij daarmee van het inventarisatiewerk af kunnen maken, maar vond het toch wat te gemakkelijk om klakkeloos Costers werk over te nemen.

Er waren twee redenen om nog eens naar het archief te willen kijken.

  • Het ordeningsschema vertoonde enkele in het oog springende mankementen.
  • Coster had vele Register Feith-nummers in samenvattende beschrijvingen opgenomen.

Op het eerste punt kom ik straks terug, maar zal eerst het punt van de samenvattende beschrijvingen toelichten.

Het was alleszins begrijpelijk dat Coster – net zoals Formsma dat later in het Rijksarchief zou doen – veel Register Feith-nummers in samenvattende beschrijvingen had ondergebracht. Al te veel details overwoekeren immers de structuur van de inventaris en dat maakt het voor de onderzoeker moeilijk om zich in het archief te oriënteren. Maar tegelijkertijd bevatten die RF-beschrijvingen wel erg veel interessante gegevens en was het weglaten van al die details wel erg jammer. In de nieuwe inventaris waren die niet meer te vinden. In die zin betekende de nieuwe toegang een flinke stap terug in vergelijking met het Register Feith.

Het Register Feith – we zagen het al eerder – gaat uit van het enkele document. Dat is goed voor middeleeuwse charters, maar levert problemen op bij pakken losse stukken over eenzelfde onderwerp, bij handschriften, protocollen en dossiers.

Ondanks zijn feilen had het Register een groot voordeel voor de onderzoeker. Het was ontzettend gedetailleerd. Ook al hadden de Feithen hun oorspronkelijke opzet – elk document van een eigen beschrijving voorzien – lang niet altijd kunnen volhouden, toch bevatte hun Register uitzonderlijk veel beschrijvingen. In combinatie met de alfabetische index zorgde dat voor een hoge mate van toegankelijkheid.

Ik had op het Rijksarchief wel gezien dat de samenvattende beschrijvingen hinderlijk waren bij het archiefonderzoek. Ook op de studiezaal had je er last van. De mensen bleven in de alfabetische indexen van het Register Feith kijken en wilden dan de stukken zien die ze daarin hadden gevonden.

Twee bladzijden uit de inventaris van de Ommelander Archieven Twee bladzijden uit de inventaris van de Ommelander Archieven

Vele RF-nummers onder een verzamelbeschrijving Vele RF-nummers onder een verzamelbeschrijving

Formsma onderkende dat probleem natuurlijk zelf ook. Maar hij had terwille van de snelheid gekozen voor zijn methode. Hij dacht bovendien dat het euvel niet zo groot was. Wat hem betreft bleven onderzoekers gewoon het Register Feith gebruiken. In de geannoteerde exemplaren daarvan kon men altijd zien onder welke signatuur de stukken nu te vinden waren.

Maar in de praktijk bleek dat niet te werken. Ik ben zelf bij het Rijksarchief bezig geweest om concordansen te maken: nummerlijsten waarin alle RF-nummers waren opgenomen met verwijzingen naar de nieuwe vindplaatsen. Alleen met behulp daarvan kon je op de studiezaal bij de stukken komen die in het Register Feith waren beschreven.

Vele RF-nummers onder een verzamelbeschrijving Vele RF-nummers onder een verzamelbeschrijving

Zoals gezegd had ook Coster vele Register Feith-nummers onder een samenvattende beschrijving opgenomen.

Een nieuwe inventaris zou – vond ik – de toegankelijkheid echt moeten verbeteren, niet slechter maken. Ik besloot dus alle Costernummers opnieuw te analyseren en deze uit elkaar te halen waar dat zinvol en mogelijk was.

Een meter ringbanden Een meter ringbanden

Ik zal niet ingaan op de details van dit werk. Ik laat wel een plaatje zien dat de methode illustreert volgens welke ik tewerk ben gegaan. Ik heb de c. 1475 beschrijvingen van Coster overgetypt op A4 vellen, hetgeen resulteerde in een kleine strekkende meter aan ringbanden.

Analyse van rvr 1033 Analyse van rvr 1033

De A4-tjes boden in normale gevallen genoeg ruimte voor de aantekeningen die ik tijdens het lezen van de stukken maakte. Maar het kwam ook voor – dat was vooral het geval wanneer er vele losse stukken onder een rvr-nummer waren begrepen – dat er vele tientallen A4-tjes meer nodig waren. Het resultaat was dat het aantal beschrijvingen ruim 3,5 keer zo groot werd als dat van Coster.

Coster had een kleine 1500 nummers, het aantal van mijn beschrijvingen is ruim 5250. Ik gaf al die nieuwe beschrijvingen een eigen nummer door achter Costers rvr-nummer een subnummer te plaatsen. De twee delen van Hammonius’ verbaal werden dus rvr 1.1 en rvr 1.2. Bij de ingekomen brieven rvr 1462 loopt de subnummering zelfs van 1462.1 tot 1462.495.

Bij de analyse van de vele stukken die Coster onder één beschrijving had gebracht, viel het me op dat die stukken soms veel beter aan andere, vaak ook verschillende rubrieken konden worden toegewezen dan Coster had gedaan. Ik besloot me daarover nog niet druk te maken, maar het probleem van de rubricering tot later te laten rusten.
Datzelfde gold ook voor het ordeningsschema zelf. Tijdens het beschrijven keek ik natuurlijk ook al met een half oog naar mogelijkheden om Costers schema te verbeteren. Dat leek me beslist noodzakelijk en ik had – toen ik aan het werk begon – ook een mooi voorbeeld voor ogen.

Een lichtend (maar wel saai) voorbeeld Een lichtend (maar wel saai) voorbeeld

Afgezien van Formsma’s inventarissen was er sinds kort een mooi voorbeeld beschikbaar: inventaris Rotterdam.

H. ten Boom en B. Woelderink - Inventaris van het Oud Archief van de Stad Rotterdam 1340-1813. Delen I en II (1976).

Van de Viaductstraat naar het Cascadeplein (1997) Van de Viaductstraat naar het Cascadeplein (1997)

Toen het Gemeentearchief in 1997 van de Viaductstraat naar het Cascadeplein verhuisde was het beschrijven nog niet klaar. In de jaren vóór de verhuizing is vanzelfsprekend veel tijd gaan zitten in de voorbereiding van de gezamenlijke huisvesting van RAG en GAG.

Het stadsarchief onderweg (1997) Het stadsarchief onderweg (1997)

De laatste beschrijvingen heb ik pas na de verhuizing in 1997 gemaakt. Dat is dus 20 jaar nadat ik met het werk was begonnen.

Dat het allemaal zolang heeft geduurd hangt samen met de omstandigheid dat ik eigenlijk alleen in de stille zomermaanden tijd kon vinden voor het veel concentratie eisende inventarisatiewerk.

De techniek had ondertussen niet stil gestaan. In de jaren 80 kochten we – min of meer illegaal, want de gemeente Groningen had nog geen automatiseringsbeleid – een paar Olivetticomputers. Na een korte dBase-periode schakelden we over op het wat obscure AskSam. Om de invoer te vergemakkelijken schreef ik mijn duizenden beschrijvingen over op systeemkaartjes die vervolgens door een medewerkster in de computer werden geklopt.

Alles in MS-Access gestopt Alles in MS-Access gestopt

De AskSam-periode duurde maar kort. Mijn later naar Leeuwarden vertrokken collega Rienk Jonker hielp me de gegevens naar MS-Access te converteren. Dat gaf me de mogelijkheid om zelf nieuwe beschrijvingen te maken, mooie queries te maken en te experimenteren met nieuwe ordeningsmodellen.
Eind jaren 90 heb ik serieus geprobeerd een nieuw ordeningsschema te maken. Dat van Coster vertoonde verschillende manco’s, maar het grootste bezwaar was wel dat zijn rubrieksomschrijvingen elkaar onvoldoende uitsloten.

Ofschoon ik aanvankelijk wel het idee had iets passends te kunnen ontwerpen, werd ik al werkende steeds minder optimisch. Het werd me geleidelijk aan duidelijk dat het heel moeilijk zou worden om een systeem te vinden dat op het hele archief kon worden toegepast en dat ook consequent zou zijn vol te houden.

Daarnaast – en dat was eigenlijk nog veel lastiger – was er de toepassing van het rubriekensysteem. Een inventarisator moet bij elk stuk beslissen in welke rubriek hij een beschrijving zal plaatsen. Daarbij moet hij niet alleen rekening houden met aard en inhoud van het document, maar ook met de manier waarop onderzoekers tewerk gaan en – als het even kan – met de oude orde van het archief.

Een voorbeeld kan het probleem verduidelijken: een 15e eeuwse akte waarin schippers verklaren een schikking te hebben getroffen met de Olderman van het Gildrecht inzake het in acht nemen van het stapelrecht kan, afhankelijk van het gezichtspunt dat men inneemt, aan verschillende afdelingen en/of (sub)rubrieken worden toegewezen.

Te denken valt aan:

  •  ‘handhaving van het stapelrecht’
  •  ‘verhouding met de Ommelanden’ (omdat het stuk heeft gediend in een proces tegen de Ommelanden)
  •  ‘verhouding met de Landsheer’ (omdat het proces heeft gediend voor de Landsheer of zijn plaatsvervanger in Groningen of Brussel)
  •  ‘archief van het Gildrecht’ (omdat het stuk een uitvloeisel is van de activiteiten van dit rechtscollege)
  •  ‘stadsarchief na 1594’ (omdat het in de 17e eeuw heeft gediend in de processen die voor de Staten-Generaal hebben gediend)

Ofschoon je in elk individueel geval een keuze moet maken, staat zo’n keuze niet op zichzelf. Wanneer je – een logische redenering volgend – tot een bepaalde keuze komt, moet je dezelfde redenering ook in vergelijkbare gevallen toepassen. Maar wat is vergelijkbaar als je het over 5000 gevallen hebt met een steeds veranderende bestuurlijke en administratieve achtergrond?

De rubriceringsproblematiek is uiteraard niet typisch Gronings. Ze is hier wel, als gevolg van de eigenaardige geschiedenis van dit gewest, ingewikkelder dan elders. Daar kan men meestal wel een handzame mix maken van de logica van de moderne archiefleer en de orde die vroeger in het archief heeft geheerst. Wie de oude inventarissen van het stadsarchief bestudeert ziet echter al gauw dat ook onze voorgangers er maar niet in slaagden om de oude administratie op orde te houden.

Dit komt vooral door de vele processen die de stad in de 16e eeuw en 17e eeuw heeft gevoerd voor verschillende rechtscolleges. Als gevolg daarvan zijn massa’s losse stukken uit hun oude verband losgemaakt en herhaaldelijk opnieuw gebruikt. Daardoor hebben ze ingewikkelde wandelingen door het archief gemaakt.

De zwerftocht die stukken door het archief hadden afgelegd was vaak wel te reconstrueren door zorgvuldig aantekening te houden van de merktekens die de secretarissen, klerken en syndici zelf op de stukken hadden aangebracht. En waar deze ontbraken kon ik aan de hand van beschadigingen, liasgaatjes, verkleuringen in het papier en watermerken vaststellen tot welke dossiers stukken hadden behoord.

Het zal duidelijk zijn dat dit een wel heel tijdrovend werk is en dat je je ook moet afvragen hoever je hiermee kunt gaan.

Uiteindelijk heb ik moeten capituleren. Ik begreep dat het niet zou lukken binnen redelijke tijd het gestelde doel (een moderne, maar wel klassieke, gedrukte archiefinventaris) te bereiken.

Voors en tegens afwegende kwam ik tot de volgende – onderling samenhangende – besluiten:

  1.  In plaats van een nieuw ordeningsschema te ontwerpen zat er niets anders op dan teruggrijpen op Costers indeling, hoe krakkemikkig die ook was. Het zou weliswaar mogelijk zijn om Costers schema te verbeteren, maar de kosten (vooral in tijd gerekend) zouden niet opwegen tegen het voordeel ervan.
  2.  Datzelfde geldt ook voor de toewijzing van de stukken aan de rubrieken. Ook al had de analyse van de stukken duidelijk gemaakt dat vele documenten beter onder andere rubrieken konden worden gebracht, heb ik aan Costers rubricering nagenoeg niets veranderd.
  3.  Alle aantekeningen over registratiekenmerken en de reconstructie van oude verbanden die ik ten behoeve van de uiteindelijke ordening van het archief had gemaakt, zouden in de beschrijvingen worden opgenomen zodat onderzoekers in staat zouden zijn om zelf de verbanden te ontdekken die ooit tussen de verschillende documenten hadden bestaan.
  4.  In plaats van alle archivalia van doorlopende, met het ordeningsschema samenhangende nummers te voorzien – het enige klusje dat Coster in feite nog niet had afgemaakt – zouden we de bestaande nummering handhaven. Dit besluit is niet alleen gebaseerd op de overweging dat in veel bestaande publicaties naar rvr-nummers wordt verwezen, maar vooral op de overweging dat omnummering van zoveel stukken een heidens karwei zou zijn zonder dat het beslissende voordelen oplevert.
  5.  In plaats van een publicatie van de inventaris in boekvorm zouden we volstaan met een elektronisch bestand dat ook op afstand te raadplegen zou zijn. Omdat ik zelf het liefst (ook) met papieren toegangen werk, vond ik dit besluit het lastigst om te nemen. Daar komt nog bij dat de publicatie van een boek ook voor de buitenwacht een duidelijk signaal is dat er een project is afgerond. Maar ook dit besluit is op praktische gronden genomen. Het maken van een gedrukte inventaris zou – mede gelet op de omvang – een kostbare aangelegenheid worden en ook voor de onderzoekers betrekkelijk weinig voordeel opleveren.

De keuze om het oorspronkelijke doel los te laten hangt uiteraard ook samen met de mogelijkheden die de computer tegenwoordig biedt.

Om die mogelijkheden nog beter te benutten zouden er nog twee werkjes moeten worden verricht:

  •  Bij elke beschrijving zouden persoons- en geografische namen in gestandaardiseerde vorm moeten worden opgenomen in een apart veld. Een dergelijke ingreep verhoogt de trefkans bij het doorzoeken van het digitale bestand.
  •  De verwijzingen naar archivalia die in andere toegangen zijn beschreven is verouderd en moet dringend worden aangepast. Na het maken van mijn beschrijvingen zijn in het bijzonder de rechterlijke archieven herordend en hernummerd. In mijn beschrijvingen staan nog steeds verwijzingen van het type ´IIIa 14´ en ´IIIc 78´.

Nog een opmerking over de nummering. Eerder heb ik gezegd dat Costers nummers niet meer waren dan de ‘rugnummers’ van wielrenners. In T2100 is dat zo gebleven.

Door het analyseren en apart beschrijven van de soms talrijke stukken die Coster onder één samenvattende beschrijving bijeen had gebracht, ontstond natuurlijk de noodzaak om de nieuwe beschrijvingen met een uniek nummer te identificeren. Ik heb eerder al gezegd dat ik dit deed door Costers rvr-nummer van subnummers te voorzien.

Deze subnummering kan verkeerd worden begrepen, want subnummers worden doorgaans gebruikt om samenhang tussen items aan te geven, terwijl dat bij mijn subnummers niet altijd het geval hoeft te zijn. Mijn subnummers zijn hetzelfde als Costers rvr-nummers: rugnummers van wielrenners, die alleen ter identificatie dienen en verder geen betekenis hebben.

Een voorbeeld kan het punt verduidelijken. We kijken daarvoor naar een van de dossiers over de kwestie van de Emder Voorbijvaart. Dat was bij Coster één nummer, rvr 962. Bij nadere bestudering bleek niet alleen dat de stukken in dit dossier door elkaar lagen, maar ook dat er documenten bij waren die misschien niets met de voorbijvaart van Emden te maken hadden.

Analyse van rvr 962 Analyse van rvr 962

De beschrijving van dit dossier luidt:
T2100-962: Stukken betreffende de geschillen tussen de stad Groningen en de stad Emden over het door laatstgenoemd uitgeoefende recht van voorbijvaart. 1538-1551.
Met retroacta uit de jaren 1462-1534.
1 dossier.
Oude Orde: Raadhuis archievenkamer oud 125.22, nieuw 124.28.

De subnummers die ik aan de documenten van Costers dossier rvr 962 heb gegeven lopen van 1 tot 21. Deze nummering heeft in principe geen inhoudelijke betekenis. Het feit dat deze 21 stukken subnummers zijn van 962 wil dus niet zeggen dat ze bij elkaar horen, maar alleen dat ze door Coster onder hetzelfde nummer waren beschreven.

De subnummering geeft hooguit de volgorde aan waarin ik ze in Costers dossier aantrof. Zoals op het plaatje is te zien zijn ze in mijn inventaris in een andere, historisch en archivistische betere volgorde gerangschikt.

Het hoofdscherm van T2100 op Archieven.nl Het hoofdscherm van T2100 op Archieven.nl

Omdat ik zelf niet in staat was de omslag van MS-Access naar Mais Flexis te maken, heb ik mijn onaffe product in handen gegeven van mijn collega´s Jaap Jan Hoogstins en Benny Velema. Zij hebben nog veel werk gehad aan het fatsoeneren van mijn gegevens.

Maar het resultaat mag er zijn. Me dunkt dat de zoekmogelijkheden in Mais Flexis weliswaar kleiner zijn dan in mijn eigen MS-Access database, maar daar staat tegenover dat iedereen, waar ook ter wereld, de inventaris kan raadplegen en dat men, met een beetje oefening en volharding, toch heel ver kan komen in de kunst van het zoeken.